єяtυη¢_58

VII. BİLİŞİM SİSTEMLERİ TEKNOLOJİSİ

Teknoloji bir işletmenin takım ve alet kutusu gibidir. Öyle ki tüm bu sistem teknoloji ile yürümektedir. Teknoloji verileri elde eder modele sokar depolar erişimi sağlar çıktıları nakleder tüm sistemin kontrolüne yardımcı olur. Teknoloji üç temel açıdan incelenir;
1) Teknik eleman
2) Yazılım
3) Donanım

Teknik elaman; Bilgisayar operatörleri programcılar kelime işlem operatörleri ve iletişim uzmanlarıdır.
Yazılım; Donanımı çalıştıran programlar ve modellere erişmek için verilen talimatlardır.
Donanım; Yapı bloklarını destekleyen çok sayıdaki fiziksel makineler araçlar ve terminaller ve disklerden meydana gelir.

7.1. BİLİŞİM SİSTEMLERİNDE PERSONEL

Yönetim Bilişim Sistemi bölümlerinin idaresi enformasyon sistemi yöneticisinin sorumluluğu altındadır ve bir yönetim kurulu tarafından kontrol edilir. Bu sistemde çalışan her kişinin ciddi bir eğitimden geçirilmesi çok önemlidir. Sistemin etkin ve güvenli çalışması için bu ilk şarttır.
Personel yüksek önem arz eden enformasyonlara erişebilecek yetenekte olacağı için bu sistemde görev alanların eğitimli olması bir kez daha önemli olacaktır.
7.1.1. Enformasyon Sistemi Yöneticisi
Bu yönetici normal olarak başkan konumundadır ve çok iyi bir yönetim becerisine ve teknik bilgiye sahip olmalıdır. Yönetici tarafsız olmalı ve sadece en yüksek yönetim kademesine karşı sorumlu olmalıdır.
Özet olarak yöneticinin görevleri şunlardır:
• Bilgi sistemlerinin tüm faaliyetlerinde planlama ve kontrol
• Sistem ve kullanıcılar arasında birleştirici bir rol üstlenmek
• Personel yönetimi
• Bütçe politikaları yönetimi ve maliyet etkinliğinin analizi

7.1.2. Enformasyon Sistemi İdare Kurulu
İşletmenin yüksek düzey yönetimindeki kişilerden oluşur. Yönetim kurulunu “idare heyeti” ilk fonksiyonu bilgisayar servisini düzenlemek sistemlerin geliştirilmesi için öncelikler ve sermaye harcamaları üzerinde bir politika oluşturmaktır. İdare heyetinin kullanımı ile koordinasyon kolaylaşır iletişim geliştirilir.
Sistem geliştirme sırası analiz tasarım büyüme ve kullanıcılar için bilgi sistemlerinin yerleştirilmesini içerir. Aynı zamanda şimdiki ve gelecekteki donanım ve yazılım sistemlerinin genişletilmesinin planlaması ve kazanç için yol gösterilmesini de içerir. Bazı sistemlerde bu sınıflandırma veri iletişim uzmanları tarafından desteklenir. Bunlar içinde özellik ve tele-iletişim yazılımının seçimi terminaller modemler ve ilk-son işleyicilerde vardır.
Geliştirme sistemlerini sınıflandırmada ana unsur sistem analistidir. Sistem analistinin görevi motive etmek yönetmek ve bilgisayarla çalışan teknik personele bilgi vermektir. Sistem bilgisi çerçevesinde kullanıcıların istekleri bir anlaşılır sistem tasarımından geçirilir ve kullanıcıların bilgisayar kısıtlamaları ile ilgili olmadığını veya dev depolama üniteleriyle veya işlemleri mikro seviyede gerçekleştirilen işlemcilere ilgili kalmayacağını bilir.


7.1.3. Enformasyon Sistemi Programlama Yöneticisi
Yazılım mantığının muhafazası ve geliştirmesinden sorumlu personeli denetler. Bu alanda başlıca üç sınıflama yapılabilir.
a) Sistem programcıları: Bilgisayarın temel fonksiyonlarının kontrolünü yapan teknik sistem yazılımı ve işlem yapan sistemin bakımı ve geliştirilmesinden sorumludur. Bunlar donanımın yapısı ve yazılımda teknik becerilerle iyi eğitilmişlerdir. Çoğu kez bir bilgisayar programının makine veya “assembler” dilinde kodlanması gerektiğinde rahatlıkla yapabilirler.
b) Uygulama programcıları: Özel kullanıcı uygulamaları için bilgisayar programların tamamlayan test eden kodlayan tasarımını yapan kişilerdir. Bu programlar ileri yazılım diliyle örneğin COBOL PL/1 RPG gibi dillerle yazılmaktadır.
c) Bakım programcıları: Bunlar giriş uygulama programlarında düzeltmeler ve değişiklikler yapan kişilerdir.
7.1.4. Enformasyon Sistemi İşlem (operasyon) Birimi:
Teçhizat operatörlerini denetler ve sistem tarafından yapılan işleri programa koyar. Bilgisayar operatörleri işlem yöneticisi gözetimi altında bilgisayarı bilgisayar konsolu aracılığıyla gözetlerler ve kontrol ederler. İşlem yöneticisinin işi imalat prosesindeki üretim yöneticisinin yaptığı işe benzerlik gösterir.
7.1.5. Enformasyon Sistemi Veritabanı Sorumlusu.
Sistemin veri tabanının hazırlayan ve kontrol eden kişidir. Veri tabanı yöneticisi; veri tabanında bulunan tüm dosyaların güvenliği kontrolü kullanımı için standartları düzenler ve uygular. Veri kütüphanesi iyi oluşturulması ve korunmalıdır. Veri hazırlama işlemi verileri bilgisayarca işlem görebilir bir forma çevirecek aletler gerektirir. Bu alan veriyi kaynak dokümanlardan bilgisayarın okuyabileceği forma dönüştürecek operatörleri de içerir.

7.1.6. Enformasyon Sistemi Güvenlik Sorumlusu:
Sisteme ayrıntılı bir güvenlik sağlayan değişik güvenlik memurların denetler. Bilgisayar destekli bilgi sistemlerinde işleme fonksiyonlarının bir sisteme küçük bir personel numarası ile izinsiz giriş riskini hırsızlığı sabotaj olasılığını programın silinmesi gibi olumsuzlukların ortadan kaldırılmasına çalışır

7.2. YAZILIM

Program ve döngülerin bir toplamıdır. Yazılım kılavuzları dokümantasyon ve yönetim politikalarını içerir. Yazılımı şu sınıflarda inceleyebiliriz;
1. Programlama dilleri
2. İşletim sistemleri
3. Kontrol programları
4. Uygulama ve özel servis programları

7.2.1. Programlama Dilleri

Bilgisayarın takip ettiği diller ve komutlar üç türlüdür. Bunlar
a) Makine dili
b) Assembler
c) Derleyici dilleri.

Makine dili direkt olarak yorumlayabileceği ikili kodla yazılmıştır. Bu dilin insanlar yazılması oldukça zordur ve kod sayılarının hazırlanması zaman alır. Assembler dili ise makine dilinde kodlara ve adreslere nazaran daha kolay hatırlanır şekilde operasyon kodları ve sembolik adreslerden oluşmuştur. Ancak bu komutlar bilgisayarın anlayabileceği bir dile dönüştürülmelidir. Bu dönüşüm hafızı operasyon kodları ve sembolik adresleri “ana program”. Makine işleme formuna “obje programı” dönüştüren bir assembler programıyla oluşmaktadır.
Derleyici dilleri yüksek düzeyli veya insana yönelik dil olarak bilinmektedir. Çünkü komutlar İngilizce diline veya matematiksel komutlara benzemektedir. Ancak insanlar tarafından yazılan ana programlar derlenmeli ve bilgisayarın anlayıp işletilebileceği bir dile dönüştürülmelidir COBOL gibi “genel iş alanına yönelik şekildeki” derleyici diller yazılım açısından makine veya assembler dillerine nazaran çok daha avantajlıdır.
7.2.2. İşletim Sistemleri
Bilgisayar kullanmaya başladığımız zaman; kullanıcı sadece donanım satın almamış aynı zamanda uygulama programlarına bağlı olarak operasyonlarını karşılayıcı işletim sistemini satın almaktadır. İşletim sistemi olarak adlandırılan bu iç organizasyon ara birimi bilgisayarı en etkin şekilde kullanmayı sağlar. Bu işletim sistemi kompleks bir entegre sistemi CPU “merkezi işlem birimi” operasyonları idare eden giriş/çıkış fonksiyonlarını kontrol eden assembler ve derleyici dillerini makine dillerine çeviren ve diğer destek servisleri sağlayan yüksek derecede bilgi gerektiren belirli programlardan oluşmuştur. Bu işletim sistemi işin bitiminden sonra merkezi işlem alanlarının boşaltılması giriş sırasındaki yığılan işlerin planlaması ve çoklu programlama gibi işlemleri de yapmaktadır.

7.2.3. Kontrol Programları

İşletim sisteminin temel elemanları yönetici giriş/çıkış kontrol sistemi veri iletişim kontrolü başlangıç program yükleyici ve iş kontrol programlarından oluşmaktadır. Veri iletişim kontrol programları veri iletişim kanalları ve ayrı terminallerden oluşan bir şebeke kullanan sistemler içinde bulunur. Bu programlar veri girişi otomatik toplama terminaller arası kuyruk ve bilgi taşıma mesaj değiştirme ve araştırma işlemleri gibi faaliyetleri oluşturur.
İlk program yükleyici yönetici kontrol programını bilgisayar işleme başladığında sistem aracından “manyetik disk” ilk hafızaya yükleyen küçük bir kontrol programıdır.
İş kontrol programı fonksiyonu iş kontrol dil deyimlerini işleterek bir sonraki işin başlangıcı için bilgisayar sistemini oluşturur.


7.2.4. Uygulama ve Özel Hizmet Programları
Uygulama programı iki temel kategoride sınıflandırılır. Uygulama programlarının ilk kategorisi organizasyonda çalışan programcı tarafından yazılan ve belirli ortamlarda belirli fonksiyonlarla sınırlı programlardır. Bu tip programlar organizasyonun faaliyetlerini yönetmek için gerekli tek bir metoddan avantaj sağlamak için tasarlanmıştır. Genelleştirilmiş veya “paket” programlar olarak bilinen ikinci uygulama program kategorisi bilgisayar imalatcıları yazılım şirketleri veya diğer bilgisayar kullanıcıları tarafından geliştirilir.
İletişim sistemi alanında mikro programların kullanılmasında bir eğilim söz konusudur. Mikroprogramların kullanılmasının iki önemli etkisi vardır. Bunlardan biri bilgisayar sisteminin maliyet/performans karekteristiklerini önemli derecede geliştirmek ve ikincisi sistem kontrolünü artırmak. Mikroprogramlar bilgisayar satıcıları tarafından hazırlanır. Normalde sadece satıcılar tarafından değiştirilebilir.
7.3. DONANIM
7.3.1. Terminaller: Terminaller iletişime yönelik giriş çıkış aygıtlarıdır. Bunlar normal olarak bilgisayar merkezinden uzak yerlerde kurulur. Bu terminaller veri tabanına kolay erişimi sağlar ve ses lazer tarafından okunan ışın kodları klavye kartlar ve şerit gibi farklı veri giriş formlarını sağlar. Çıktılar ses video kağıt delikli kart vb. formda olabilir.
7.3.2. Modemler: Modemler iletişim sistemlerinde temel görevleri iletişim kanalları ve veri iletişim teçhizatı arasında sinyal uyumluluğu sağlayan sinyalleri gönderen ve alan birimlerdir. Modemler veri ekipmanlarınca yollanan dijital sinyalleri iletişim kanallarının kullandığı benzer sinyaller ve bu olayın tam tersini gerçekleştirecek karmaşık devreler içerir.
7.3.3. İletişim Kanalı : İletişim kanalı iki ayrı bölge arasındaki verilerin geçiş ortamıdır. Bu kanal telefon veya telgraf hattı mikrodalga iletimi radyo frekansı uydu vb. olabilir.
7.3.4. İletişim Kontrol Birimleri : İletişim kontrol birimleri iletişim ağını merkezi işlem birimine “CPU” bağlamak için kullanılan iki yönlü kontrol birimleridir. Böylece bu birimler sistem programlama veri tabanı veri tabanı yönetim sistemi uygulama ve diğer programlar ve veri işleme merkezindeki yığın tipindeki giriş çıkış kaynaklarına erişmek için ayrı terminaller sağlar bu iletişim kontrol birimlerinden bazıları direkte olarak CPU ile birleştirilebilir. Diğer birimler ise bağımsızdır. Bağımsız birimler CPU’daki sistem kanalına bir kablo ile bağlanır.
7.3.5. Merkezi İşlem Birimi (CPU): CPU sistemin temel mantıksal ve aritmetik kontrol elemanı olarak hareket eder. Toplam bilgi sisteminde işlem halindeyken birçok sistem kontrol program düzeyiyle beraber CPU şebekelerden alınan mesajlardaki verileri birleştirir ve analiz eder. Bu iş alınan mesajlara göre hangi programın yapılması gerektiğini belirler. CPU tarafından yapılan aritmetik ve mantıksal operasyonlar belirli bir uygulama programı ve/veya mesajın gönderileceği veri tabanı yönetim sistemi “DBMS” tarafından belirlenir.
7.3.6. İletişim Sistemleri ve Kontrol Programları: İletişim sistemleri bilgisayar satıcıları tarafından yaratılmış kontrol programlarıdır. Bunlar değişik uygulama programlarının koordinasyonu ve çeşitli alt sistemlerce kullanılan metotlara erişimi sağlar.
İletişim kontrol programları; elemanı normal olarak iletişim sistemiyle beraber işletilen iletişim programlarıdır. İletişim/erişim metodu ek terminaller için erişimini sağlar.
7.3.7 Kullanıcı programları: Veri tabanı yönetim sistemi programıyla bağlı bir veya daha fazla uygulama programları arı terminallerden alına veya ayrı terminallere gönderilen mesajların işlenmesi için gerekli program kodlarının sağlanmasında ihtiyaç duyulmaktadır. Program komutları günlük operasyonları için gerekli aritmetik ve lojik işlemler için kullanıcı tarafından tasarlanır yazılır ve girilir.
7.4. BİLGİSAYAR AĞLARI
Bilgisayar ağı bilgi sistemlerini bütünleştirme için en iyi bir yoldur. Bilgisayar ağı organizasyon ve sistemin tabii yapısına uygun olmalıdır. Çünkü bu şebekeler bir noktadan diğerine bilgi akışını ve bütünleşik sistemi kurmak için gereklidir.
İşletmelerin ihtiyaçlarını bir bilgisayar yerine birden çok bilgisayarı ayrı ayrı yerlerde birbirine bağlı olarak kullanımı bilgisayar ağlarını oluşturmuştur. Bu ağlar çok sayıda bilgisayar ve terminallerden oluşur.
Bilgisayar ağları birbirine bağlı bir çok bağımsız bilgisayar anl..... gelir. İki bilgisayarın birbirinin kaynaklarını “diskinde yer alan bilgileri” paylaşabilmesi onları birbirine bağlı olduğunu gösterir. Aradaki bu bağ kablo ile olduğu gibi lazer mikro dalga uydular aracılığı ile de olabilir. Belli bir alanda “şirket binası okul vb” kurulan bilgisayar ağları olarak adlandırılır. Ülke ve dünya üzerinde hizmet veren büyük ağlar yaygın bilgisayar ağları olarak adlandırılır.
İşletmecilik açısından ağlar yönetme ve denetime yardımcı olurlar. Ağlar ile bir organizasyonda çok sayıda bilgisayarın birbirine bağlı olarak kullanılması onların bağımsız olarak kullanılmasından daha anlamlı ve verimli olur. Birimler arası iletişim daha kolay sağlanmakta ve bütünleşik uygulamalar daha kolay gerçekleştirilmektedir.
Bilgisayar ağları bütünleştirilen ağ ile kullanıcıların iletişimini sağlayarak onları konuşur hale getirir. Diğer bir imkan ise uzak veri tabanlarına erişimdir. Bir bilgisayar kullanıcısı kendisinden uzak ver tabanlarına girerek kendisine bir uçak bileti alacağı gibi sermaye piyasası hakkında bilgi sahibi de olabilir.
Yerel bilgisayar ağlarının ortak özellikleri şöyle sıralanabilir:
• Sınırlı bir alana yayılmış olan sayıları binleri bulan birimlerin bağlanabilmesi
• Yeniden organize edilebilme bakım ve kurma kolaylığı
• Başka aygıtlarında ağa katılabilmesi
• Sistemin tüm birimlerce beraber kullanılması
• Kontrolün ağ içindeki tüm birimlerce paylaşılması
Bütün bilgisayar ağlarında kullanıcıların kullandığı yada onların ihtiyaçlarını yerine getirmek üzere bir çok makine kullanılır. Genel görünüm ana makine ya da makineler ve onlara bağlı uçlar biçimindedir. Ağların yapıları ve terminolojileri bir birinden farklıdır
Ağların standardı ile çeşitli organizasyonlar ilgilenmektedir. Bunların başında ISO “International standards organization”’ın önerdiği standartlar gelir. ayrıca Avrupa Bilgisayar Üreticileri Birliği “ECMA” bu konuda çalışmalar yapmaktadır.
7.4.1. Bilgisayar Ağlarının Bileşenleri
Ağların iki temel bileşeni vardır:
a) Anahtarlama “switching” elemanları ve
b) İletişim “bilgi gönderme” hatları
Anahtarlama elemanları şebekeye veri girişini ve çıkışını veya her ikisin birden yapan düğümlerdir. Bilgi gönderme hatları ise devrelerden kanallardan ve kablolardan oluşur. Düğümler herhangi bir yazıcıdan bir diğer kopya makinesine veya bir PC den çok büyük bir ana makineye veya bir modem’den çok kullanıcılı bir ağa bilgi aktarılmasını yaparlar.
Bilgisayar ağları daha küçük şebekelerin bir şebeke haline getirilmesi ile daha büyük şebekeler meydana getirilir. Bunlar şebeke ağları “meta network” olarak adlandırılırlar.
Alt ağ iletişiminin tasarımında iki genel biçim vardır:
1. Noktadan noktaya kanallar
2. Radyo kanalları
Noktadan noktaya kanallı alt ağ yapısında bir çok yapı kullanılır. Bunlara örnek olarak yıldız halka ağaç ve düzensiz bir çok ağ yapılarından bahsedilir.
Radyo kanalları ile yapılan iletişimde uydu ya da yer radyo istasyonları kullanılır.
Bilgisayar ağları tasarımında karmaşıklığın azaltılması ve birliğin sağlanması bakımından bir seri katman ve düzeyden oluşur. Katmanların fonksiyonları değişik ağlarda farklılık gösterebileceği gibi her düzeyin bir alt düzey için belli bir görevi yerine getirdiği söylenir. Bir makinedeki “n” düzeyi diğer makinedeki “n” düzey ile konuşur. Bu iletişimin kuralları da düzeyin protokolünü oluşturur. Tasarımda diğer bir konu da bilgi gönderim kurallarıdır. Bilgi gönderimi yalnız bir yönde yapılıyor ise tek yönlü yada basit iletişim olarak söylenir. Bilgiler iki yönlü olarak aynı anda iletilebiliyorsa tam-çift yönlü iletişimden bahsedilir. İki yönlü bilgi iletişimi aynı anda yapılmıyorsa yarım çift yönlü iletişim söz konusudur.
7.4.2. Bilgisayar Ağlarında Enformasyon Paylaşımı
Tek bir iletişim kanalı ile bir çok kişinin iletişimini düzenleme işlemine çoklama “çok düzeyleme” denir. Çoklama iki şekilde yapılır; zaman bölümlemelik ve frekans bölümlemeli. Zaman bölümlemeli de kullanıcı belli bir zaman aralığına sahiptir. Frekans bölümlemeli ise tek bir hat mantıksal olarak bölümlenir. Her iki yönde de bilginin gönderildiği çoklama yöntemlerinde çok sayıda terminal bilgisayar giriş/çıkış birimi farklı çalışma hızları ayarlanarak iletişim sağlanır.
Bilgi gönderimi için sayısal gönderim ifade olarak gönderime göre çok daha doğru sonuç verir. Bunun için terminallere birer sayısal arabirim eklenir.
İnsanların telefon aracılığı ile yaptıkları konuşma ile bilgisayarların bir birleri ile yaptıkları konuşmalar farklı esaslara sahiptir. İnsanlar telefonlarla konuşurken düzensiz aralıklarla bilgisayarlar arası iletişimde ise bu bekleme düzenlidir. İletişimi düzenlemek için devre anahtarlama ve paket anahtarlama yöntemleri geliştirilmiştir. Devre anahtarlama yönteminde bilgi iletimi hat boyunca belli aralıklarla yapılır. Paket anahtarlama yönteminde ise belli miktarlardaki bilgi öğeleri bir anahtarlama ofisinde önce paketlenerek saklanır ve gönderilir. Paket anahtarlama yönteminde bir çok paket hat üzerinde ilerleyebilir.



7.4.3 Çok Kullanıcılı Sistemler
İki ya da daha fazla kullanıcını aynı anda bir bilgisayara bağlı olarak farklı işleri yürütebildiği ortak bir veri tabanına ve uygulama programlarına erişebildiği bir sistemdir. Çok kullanıcılı sistemlerde ana makine host olarak adlandırılır.
Çok kullanıcılı bir sistemde yer alan ana bilgisyar çok sayıda uç bağlamak mümkündür. Ana bilgisayardaki işletim sistemi ana bellekte zaman bölüşümünü aynı anda birden çok işin yürütülmesine imkan verir. Bu sistemler çok sayıdaki terminal aracılığı ile çok sayıdaki kullanıcıya hizmet verir.
7.4.4. Haberleşme (Telekomünikasyon)
Haberleşme uzak mesafedeki düğümler arasında iletişim sağlamak için elektronik ortamın kullanılmasıdır. Şimdi haberleşme sistemleri okyanuslar arkasındaki çok büyük değerli bilgilerin nakledilmesini yaparlar. Telekomünikasyonun özü konum ve zaman kısıtlamalarını ortadan kaldırmasıdır. Örneğin uydu iletişimiyle yeryüzü el içi kadar küçültülmüştür. Uydu antenlerinin yerleştirilmesi ile her türlü haberleşmeye sahip olma imkanı doğmuştur. Bunlar emniyet kontrolünden eğlenceye elektronik postalamadan özel haberleşmeye kadar Bilgisayar destekli imalattan işletme içi ve dışı haberleşmeye kadar hepsinin yapılmasına imkan sağlamıştır.

7.4.5. Veritabanı Yönetim Sistemleri

Bilişim Sistemleri gelişiminde zamanla bir çok firmanın kullandığı sistemler kendi içlerinde plansız bir şekilde büyümeye başladırlar. Sonuçta her birim kendi uygulamalarını geliştirmeye başladı. Her bölüm diğer bölümlerden izole edilmiş hale gelmek istediler. Muhasebe finans üretim ve pazarlama kendi veri dosyalarını ve sistemlerini oluşturdular.
Her uygulama işlem yapabilmek için kendi dosya sistemine ve bilgisayar programlarına ihtiyaç duydu. Genelde uygulamalarda kullanılan dosyalar ana (master) dosyalar oldu. Zaman geçtikçe ve ufak işlemler arttıkça bu büyük ana (master) dosyalardan okuma yaptıklarından işlem verimliliğinde azalma oldu. Bazı özel işlemler ve hayati işlemler de bundan etkilenir hale geldi. Bu yüzden ana doyalar bölünerek bazen yüzlerce alt program dosyasına dönüştürüldü.

Bu tür işlemler çok sayıda ana dosyanın oluşmasına sebep oldu. Basit bir rapor hazırlamak için örneğin; çalışanların senelik kazançları için bir çok dosyadan okuma ve karşılaştırma işlemi yapılır. Elde edilen dosyalar bir dosyaya atılır ve bu dosya istenen rapor çıkarılmadan önce bu ara dosya istenildiği gibi sıralanır veya gruplanır.

Geleneksel dosya organizasyonlarının oluşturduğu çoğu problem veritabanı teknolojisi ile ortadan kaldırılabilir. Veritabanının en iyi tanımı veriyi merkezileştirerek ve gereksiz veriyi ortadan kaldırarak birçok uygulama tarafından paylaşılan organizasyonu yapılmış verilerin toplamıdır. Veriyi ayrı dosyalarda tutmak yerine veriler fiziksel olarak bir yerde tutulur; bir veritabanı birçok uygulamaya servis yapabilir.

Veritabanı Yönetim Sistemleri (VYS); basit bir yazılımdır. Bu yazılım basit bir veriyi merkezileştirmeye etkili bir şekilde kullanmaya uygulama programları tarafından ulaşılmasına izin verir. Veri Tabanı Yönetim Sistemleri uygulama programları ve fiziksel veri arasında bir arabirim görevini alır. Bir uygulama programı veriye ulaşmak istediğinde Veri Tabanı Yönetim Sistemleri bu veriyi bulur ve uygulamaya sunar. Fakat geleneksel dosya sistemlerinde programcı ilk önce verinin yerini bulur ve daha sonra programa bu verinin yerini söyler.

Veri Tabanı Yönetim Sistemleri üç bileşenden oluşur;
a- Veri tanımlama dili – (DDL Data Definition Language)
b- Veri işleme dili – (DML Data Manipulation Language)
c- Veri sözlüğü – (DD Data Dictionary)

Veri tanımlama dili : Veritabanının yapısı ve içeriği programcı tarafından belirtilen formal bir dildir. Veri tanımlama dilinde veri uygulama progr..... gitmeden tanımlanır.

Veri işleme dili : Birçok Veri Tabanı Yönetim Sisteminde veri tabanındaki veriyi işlemek için kullanılan geleneksel 3. Veya 4. Kuşak veri işleme dilleri bulunmaktaır. Bu dil kullanıcalara veriyi programlamak istenilen bilgiyle uygulamalar geliştirmek için ortam sağlar. Günümüzde en yaygın olarak kullanılan veri işleme dili SQL (Yapısal Sorgulama Dili)’dir.

İdeal veritabanlarında veri bir kere tanımlanır ve çoğu uygulama tarafından kullanılır. Uygulama programları veri elemanını veritabanından isterler. Bu istenen veri elemanı Veri Tabanı Yönetim Sistemi tarafından uygulamaya geri döndürülür. Programcılar verinin fiziksel yerini programa bildirmek zorunda değildir.























Veritabanı Yönetim Sistemlerinin avantajları
1- Organizasyondaki bilgi sisteminin karmaşıklığı verinin erişiminin ve güvenlikten sorumlu merkezi yönetim tarafından azaltılabilir.
2- Veri fazlalığı ve değişkenliği aynı veri elemanlarının tekrar edildiği bağımsız dosyaların tümünden elimine edilmesiyle azaltılabilir.
3- Veri karmaşıklığı veri oluşumunun merkezi kontrolünün ve tanımlamasının sağlanmasıyla elimine edilebilir.
4- Program veri bağımlılığı verinin mantıksal görüntüsünün fiziksel düzenlemesinden ayrılmasıyla azaltılabilir.
5- Program geliştirilmesi ve düzeltilmesi maliyetleri kökten azaltılabilir.
6- Bilgi sistemlerinin esnekliği çok geniş havuzlu bilgi sorgulamalarının ayarlanmasına hızlı ve ucuz olarak izin vererek çok fazla miktarda artırılabilir.

єяtυη¢_58

VIII. YBS’NİN KURULMASI
8.1 ORGANİZASYONUN YENİDEN YAPILANDIRILMASI

Yönetim Bilişim Sistemleri geleneksel organizasyonlar için zamanla hayatta kalabilme yolunda yalnızca bir yeni destek olmaya başlamışlardır. Hammer organizasyonların ulaşmak istedikleri hedefler için kullandıkları yolu “keçi yolu” diye tanımlamıştır. Zamanla alışılan ve sıraya konan hedeflere ulaşmak için kullanılan bu karmaşık dolambaçlı dikenli ve taşlı yol öylesine benimsenir ki çekilen zorluklar görmezden gelinmeye başlanır. Yeni bir yapılanma bu açıdan ciddi tepkilerle karşılaşır. Hammer Yönetim Bilişim Sistemi kurulmasının bu eski ve dolambaçlı keçi yolunu yeni ve kısa bir otoyola çevirmekten çok keçi yolunu asfaltlamak anl..... geldiğini iddia etmektedir. Bu ise istenen ve beklenen sonucu vermeyecektir.
YBS kurma çalışmaları sırasında şirketler çoğunlukla iş akışlarını iyileştirerek daha verimli çalışmayı da hedefleri arasına yerleştirmişlerdir. Bazı işletmeler iş akışlarını iyileştirmeyi önce yapıp ardından YBS’nin kurulması aşamasına gelmek istemektedirler. Ancak bu yapılacak çalışmanın tekrar gözden geçirilmesi gerekeceği için uygun olmamaktadır. Bundan dolayı işletmede yeniden yapılanmaya gidilecekse bunu Bilişim Sistemi ile beraber yapılması yerinde olacaktır.
Bilişim sistemleri kullanarak yeniden yapılanmanın avantajları:
• İş süreçlerinde var olan iyileştirme fırsatlarını paket yazılımların içine yerleştirilmiş standart iş akışlarını kullanarak gerçekleştirmek
• Bu sırada gerekli değişimin itici gücü olarak da bilişim sistemleri gibi günümüz iş süreçlerinin bir çoğuna şekil veren bir “olmazsa olmaz”ı kullanmaktır.
Yeniden yapılanma ihtiyacını fark etmiş ve bu konuda planlama yapan bir çok şirket ilk aşamada yeniden yapılanma çalışmalarını mı yoksa sistem yerleştirme çalışmalarını mı yapmalıyız sorusunu cevaplamaya çalışmaktadır. Her iki çalışmayı ayrı ayrı ele almanın bir takım eksileri mevcuttur. Bunları kısaca irdelersek;
• Yeniden yapılanma çalışmaları sonucunda tespit edilen yeni iş akışlarını seçilen paket yazılımın yeterince destekleyememek
• İki ayrı proje ekibini ayrı zamanlarda oluşturarak iş süreçleri ve teknoloji know-how’larının birlikte yaratacağı sinerjiyi değerlendirememek
• Yeniden yapılanma çalışmaları sırasında teknolojinin hızla gelişmesinin ve yepyeni iş yapış şekillerini olabilir kılmasının sağlayacağı tasarım faydalarından yararlanılamaması. (örneğin internet network computing gibi teknolojilerin bayi/saha teşkilatı yönetimi ortak destek merkezleri (shared service centers) gibi süreç ve kavramları desteklemesi)
Teknoloji destekli yeniden yapılanma çalışmasıyla uygulama yerleştirme ve yeniden yapılanma birlikte projelendirilerek:
• Projenin tamamlanma süresi daha kısa tutulur bu da motivasyonu arttırır.
• Proje maliyetleri daha düşük olur
• Uzun vadeli iyileştirmelerin yanı sıra kısa vadeli iyileştirmeler motivasyonu arttırarak projeye olan inancı arttırır
• Uygulama yerleştirme çalışmalarının tamamlanması ile daha sağlam bir bilgi alt yapısı sürekli gelişim projelerine zemin hazırlar. (veri ambarı gibi)

8.2. BİLİŞİM SİSTEMLERİ İLE YENİDEN YAPILANMA

Böyle bir çalışmaya başlandığında çalışmanın amacı kapsamı yaklaşım iş adımları ürünleri ekip zamanlama danışman ve diğer hizmet sağlayıcıları ile ilişkiler gibi konularda kendini kanıtlamış bir yöntemin kullanılması yapılan yatırımların şirkete geri dönüşünün hızlanmasını sağlayacaktır.
Aşağıda enformasyon sistemleri ile yeniden yapılanma projelerinde kullanılan metodolojinin temel yaklaşımlarını ve aşamalarından bahsedilmiştir:

8.2.1. Temel Yaklaşımlar
Bütünü planlayarak büyük resmin çalışanlarla paylaşılması yapılan çalışmaların ortak bir hedefe hizmet etmesi sağlanmalıdır. Ancak planlanan tüm değişikliklerin aynı anda uygulamaya alınması kaynakların dağılması nedeni ile projenin uzamasına projeye olan inancın kaybolmasına neden olmaktadır. Dolayısıyla inceleme ve analiz aşamalarında ortaya çıkan konuları öncelik sırasına koymak ve bu önceliklere göre uygulamaya almak gereklidir.
Başlatılan bir çok proje organlarının iş planlarının dokümantasyon standartlarının zaman planlaması ve takibinin olmaması nedeniyle iyi yönetilememekte ve başarısız olmaktadır. Etkin proje yönetimi yaklaşımı projenin belirlenmiş hedeflerine ulaşabilmek için gerekli iş ve kaynakların zaman ve maliyet kısıtlamaları çerçevesinde planlanmasını organize edilmesini ve yönetilmesini hedeflemektedir. Böylelikle projeye katılan tüm birim ve kişilerin önceden hazırlanmış planlar çerçevesinde hareket etmesini projenin hedeflenen zaman bütçe ve kaynaklar ile başarılı bir şekilde tamamlanmasını sağlamaktadır.
Projenin hazırlık aşamalarından başlayarak doğacak değişimin yönetilmesi gerekmektedir. Şirketin her kademesinde proje çalışmaları ile gelecek değişimin hangi fazlarda ne şekilde algılanacağına doğan dirençlerin kök nedenlerinin anlaşılarak hızla çözümlenmesine azami önem vermek gerekmektedir. Şirket üst yönetimi öncelikle kendini bu değişime hazırlamalı ve projeye inanmalı daha sonra da değişim yönetimi araçlarını kullanarak örgütün tamamının projeye inanmasını ve desteklemesini sağlamalıdır. Değişim yönetiminin bu tip projelerde sık kullanılan araçlarından bazıları aşağıda yer almaktadır:
• Değişimin aciliyetinin hissettirilmesi (yöneticilerin ölçümlerle değişimin neden gerekli olduğunu şirket geneline yayması)
• Liderlik ve vizyon (gelecekte arzulanan şirketin tarif edilmesi ve buna ulaşmak için örgüte önderlik edilmesi.) Bunlar için üst yönetimin sürekli desteği gereklidir.
• İletişim (iletişim planlarının yapılarak proje boyunca gelinen aşamaların bir sonraki adımların şirket genelinde paylaşılması) Proje gazetesi gibi araçlar kullanılabilir.
• Eğitim (hem değişimi gerçekleştirmek hem de bu değişimin bir parçası olmaları için çalışanları eğitmek).
Proje organizasyonu kurulması sırasında projenin temel aşamalarına uygun olarak proje yönetim kurulundan proje çalışma ekibine kadar proje organları kaynak ihtiyacı bunların raporlama ilişkileri temel sorumlulukları ve performans göstergeleri belirlenmelidir. Bu tip projelerde genellikle üçüncü kişilerin uzmanlıklarına baş vurulmaktadır. Örneğin yönetim danışmanlığı veya ürün danışmanlığı şirketleri gibi. Bu tip kaynakların planlaması hemen projenin başında yapılarak şirket içinde olmayan uzmanlıklar projeye kazandırılmalı ortak proje ekipleri oluşturulmalıdır. Böylelikle
• Şirket ihtiyacı olan uzmanlıkları proje çalışmalarına katarak hızla proje başarısı için gerekli bilgi ve tecrübeleri transfer etmiş olur. Bu noktada “outsourcing” önem kazanmaktadır fakat gerekli ihtiyacın iyi belirlenmesi ve anlaşmaların buna göre yapılması gerekmektedir.
• Proje organizasyonunu oluşturan kişilerin yetişmeleri sağlanır

8.2.2. Temel Aşamalar

Proje organizasyonu yukarıda yer alan yaklaşıma uygun olarak proje ekibinin eğitimi proje yönetim araçlarının hazırlanması proje iş planının detaylı olarak çıkarılması şirket geneline projenin tanıtılması faaliyetlerini içerir. Böylelikle çalışmalara uygun olarak eğitilmiş aynı dili konuşan bir ekip ve projenin amacı konusunda bilgili şirket çalışanları sağlanmış olur.
Mevcut durum analizi ve hedeflenen yapının tasarımı ilk adımda proje organizasyonu aşamasından sonra aşağıdaki dört iş sisteminin incelenmesini içermektedir.

• Vizyon ve strateji
• İş süreçleri
• Organizasyon ve insan kaynakları
• Enformasyon sistemleri
Bunlarla birlikte şirketin bulunduğu sektör müşterileri satıcıları rakipleri gibi şirketi çevreleyen etmenlerde incelenerek mevcut durumun resmi oluşturulur. Şirket gitmek istediği noktayı belirlerken nerede olduğunu bilmelidir.
İkinci adımda şirketin hedeflediği yapının temel unsurları belirlenmelidir. Bunu yaparken şirket vizyonu stratejileri sektördeki en iyi uygulamalar diğer sektörlerdeki en iyi uygulamalar yönetici ve/veya şirket sahipleri ile yapılan değerlendirme toplantıları sonuçlarından yola çıkılır. Ana hatlarıyla yapılan hedef yapının tasarımı sistem yerleştirme aşamasında detaylandırılacaktır.
Hedef yapıyla mevcut durum arasındaki fark analizinin yapılması ile çalışma sahaları belirlenir. Fark analizinden yola çıkılarak yönetimle birlikte öncelikler zamanlama sorumluluklar bütçe gibi planlamalar yapılarak ana hareket planı oluşturulur.
Ana hareket planında kısa ve uzun vadeli hareket grupları bir araya getirilerek temel projeler ve hızlı iyileştirme çalışmaları belirlenir. Temel projelerden biri sistem seçimi ve yerleştirilmesi olacaktır. Diğer çıkabilecek temel projeler şirket kaynaklarına bağlı olarak paralel veya sırayla ele alınabilir. Temel projenin konsantrasyonunu bozmayacak kaynakları dağıtmadan iki üç haftalık şirket içinden çalışma grupları kurularak tamamlanacak hızlı iyileştirmeler de ana hareket planından yola çıkarak öncelik sırasına göre ifa edilmelidir.
Gelinen adımda şirket operasyonlarını ve bilgi ihtiyaçlarını mevcut durumda ve gelecekte karşılayacak enformasyon sistemleri seçilmelidir. Kritik ve şirkete has iş akışlarının fonksiyonel ve teknik ihtiyaçların tespitini pazarda yer alan yazılım evlerini ve yazılımları değerlendirmeye yönelik bu çalışma sonunda bir sonraki aşamada yerleştirilecek yazılım seçilmiş olur. Yazılım seçiminde fonksiyonel ve teknik ihtiyaçların yanı sıra yazlım evinin organizasyonu şirketin sektöründeki ve toplam dünyada ve Türkiye’deki uygulama sayıları bilgi teknolojileri eğilimlerine uygunluk gibi geniş bir yelpazede değerlendirme yapılmalıdır.
Yazılımın yerleştirilmesi aşaması gerek yazılım evinin gerekse danışmanlık şirketlerinin sağladığı sistem yerleştirme metodolojisine bağlı olarak planlanır. Bu aşamada proje organizasyonu ve kullanılan kaynakların bir kısmı değişebilir. Bununla birlikte ana takımda yer alan kişilerin aynı kalmasına özen gösterilmelidir. Bu aşamanın genel adımları şunlardır:
• Hazırlık
• Tasarım
• Simülasyon
• Test ve kullanıcı eğitimleri
• Aktarım
• Gözetim ve destek
Tasarım aşamasında hedef yapının detaylı tasarımı yapılmaktadır. Bu aşamada kullanılan yazılımın içinde bulundurduğu en iyi uygulamalardan da yararlanılarak iş akışları işlemler raporlar ve örgütsel sorumluluklar tanımlanarak kavramsal tasarım tamamlanır. Tasarlanan yapının kurulumu yapılan yazılım üzerinde parametelendirilmesi tamamlandıktan sonra tasarım adımında hazırlanan iş süreçleri prosedürleri üzerinden temel iş süreçlerinin simülasyonu yapılır. Simülasyon şirket çalışanlarının katılımlarından dolayı sistemi benimsemelerini çıkabilecek sorunların önceden tespitini sağlamaktadır. Bu adımdan sonra tasarım dondurularak yazılımın entegrasyon ve sistem testleri yapılır. Son kullanıcıların eğitimleri ve eski sistemdeki bilgilerin yeni sisteme aktarımı ile kullanım ort..... geçilir. İlk raporlama dönemi boyunca sistemin işleyişinin ve yapılan iş akışı değişikliklerinin etkilerini yakından izlemek gerekir. Yardım masası kurularak özellikle kullanıcı sorunlarına hızla müdahale edilmelidir. Belirli dönemlerde aynı süreç üzerinde çalışan şirket personeli bir araya gelerek süreçleri ile ilgili aksaklıkları sürece ait sistemden alınan performans göstergeleri ile birlikte değerlendirirler.
Sürekli gelişim projeleri hazırlanan ana iş planından yola çıkarak tanımlanır ve yeni ihtiyaçlara göre güncellenir. ISO9000 Toplam Kalite Yönetimi gibi mevcut iş yapışlarında iş mükemmelliğine yönelik çalışmalar şirket yerel ağının (intranet) oluşturulması elektronik ticaret enformasyon yönetim sistemlerinin kurulması gibi şirketin çalışma yöntemlerini değiştirmeye yönelik çalışmalar sürekli gelişimin bir parçası olarak ele alınmalıdır.
8.2.3. Sistem Geliştirme
Bilişim Sistemlerinde teknoloji ve insanın birlikte çalıştıkları unutulmamalıdır. Yeni bir bilişim sistemi yaklaşımı yüzeysel bir donanım ve yazılım değişikliğinden çok bir teknoloji insan uyumu projesi olarak algılanmalıdır. Ancak yeni teknolojili ürünlerin kullanıma geçirilmesi bunları kullanacak çalışanların kavrayabileceği ve uygulamaya koyabileceğinden daha hızlı olursa bu verimliliği ve üretkenliği düşürebilir. Bunun sonucu olarak bir sistemdeki teknolojik değişiklik yenileme veya yeniden yapılandırma insanın en önemli olduğu organizasyonda da paralel bir değişikliği yenilemeyi veya yeniden yapılandırmayı beraberinde getirecektir.
Yeni bir Bilişim Sistemi tasarlamak ve hayata geçirmek mevcut sistem elemanlarının yeniden ve titizlikle gözden geçirilmesi demektir. Yukarıda da belirtildiği gibi sistemin hem varlık nedeni hem de elemanı olan insan bu gözden geçirme sürecinden etkilenecektir. İşletme bazında düşünecek olursak bu değişiklik görev tanımlarının raporlamalarının iş yönergelerinin yönetim süreçlerinin ve hatta gerekli olduğu durumlarda tesis tasarımının en iyileme sürecine sokulmasıdır. Tüm bu kavramlar insan ile dolaylı veya dolaysız yollardan ilgili olduğundan organizasyon değişikliğine gidilmesi gerekecektir.
Sistem geliştiricilerin bu yoğun değişim içinde en büyük sorumlulukları sistem kalitesini sağlamaktır. Sistem kalitesi kavramı içerisinde sistem süreçlerinin etkin hızlı ve doğru işlemesi gibi alt amaçlar vardır. Sistem süreçlerinin hızlı veya doğru çalışmasının sağlanması gibi.
Diğer bir sorumlukları ise kullanım kolaylığının sağlanmasıdır. Ekran rapor tasarımları kullanıcı yönlendirmeleri bu sorumluluk dahilindedir.
Diğer yandan sistemin kendi kendini kullanması da söz konusudur. Sisteme girilen bilgilerin veri tabanı yapısına uygunlukları dosya giriş ve çıkış kontrolleri sistemin kendini kullanması sırasında karşılaşacağı kavramlardır.
Bilişim Sisteminin organizasyona ve yönetime etkilerini incelemek belirlemek ve değerlendirmek de sistem geliştirme görevlilerinin sorumluluğu altındadır.
Bilişim Sisteminin teknik açıdan kusursuz olması organizasyonda ya da yönetim seviyesinde sorun çıkarmayacağı anl..... gelmez. Şirket kültürüne mesleki sorumluluklara görev tanımlarına uyumsuz bir bilgi sistemi yazılım ve donanım açısından ne kadar mükemmel olursa olsun organizasyonda büyük sorunlar çıkaracaktır. Bu duruma en basit örnek Bilişim Sistemi güvenliğidir. Yetkili olmayan kişilerin sisteme girebilmesi yazılım veya donanımın gerektiğince oluşturulmamasından değil organizasyonun yeterince incelenmemesinden kaynaklamaktadır.
Kısaca Bilişim Sisteminin tasarlanma geliştirilme ve uygulanma aşamalarında muhtemelen bir organizasyon değişikliğini de beraberinde getireceği söylenebilir. Bu durum un tersi de mümkündür. İşletme duraklama gerileme veya herhangi bir nedenle organizasyon değişikliğine veya yeniden yapılandırmaya gitmek isteyebilir. Bu durum bir bilgi sistemi tasarlamak ve uygulamak sistem analizi ve süreç analizi gerektireceğinden işletmeyi şeffaf bir şekilde görmemizi sağlayacaktır. Bu da beraberinde yeniden yapılandırma ve organizasyon değişikliği için araç olabilecektir. Bunun örnekleri: hizmet sektöründe müşteri isteklerinin bilgisayar destekli Bilişim Sistemleri ile yürütülmesi bu duruma örnek gösterilebilir; banka para çekme makineleri internete entegre call-centre uygulamaları gibi...
Yukarıda sistem geliştiricilerinden söz edilmişti. Bilişim Sistemi tasarlanması geliştirilmesi ve uygulanması sırasında iki ana sistem geliştirme grubu göze çarpar aşağıda bunlar özetlenmiştir.





8.3. BİLİŞİM SİSTEMİ TASARIM GRUPLARI

Bu gruplar aşağıdakilerle müteşekkildir.
• Organizasyonel Gruplar
• Üst düzey yönetim finans ve destek
• Uzmanlar yasal düzenlemeler
• Orta düzey yönetim liderlik ve destek
• Alt düzey yönetim liderlik ve yönlendirme
• Memur ve işçiler veri ve görev düzenlemeleri
• Bilişim Sistemi Grupları
• Bilişim Sistemi Yönetimi sistem planlama ve geliştirme
• Proje yönetimi proje yürütme ve yönlendirme
• Sistem analizi sistem süreçleri ve ihtiyaçları
• Programcılar kodlama ve bakım
Organizasyonel gruplar görüldüğü gibi işletme içinde organizasyon seviyesine göre en geniş biçimde sıralanmışlardır. Bilişim sistemi kurulma aşamasında organizasyonel gruplardan bilişim sistemi grupları oluşturmak üzere görevlendirmeler yapılır. Bilişim Sistemi projesinin sürekliliğinin sağlanması amacıyla Bilişim Sistemi yönetimi grubu genellikle üst düzey yönetim ve uzmanlar arasından oluşturulur. Üst düzey desteği tüm projelerde olduğu gibi Bilişim Sistemi çalışmalarında da önemlidir. Proje yönetimi grubu orta düzey yönetim ve alt düzey yönetimden seçilebilir. Bu yönetim seviyelerinde bulunan yöneticilerin hiç şüphesiz proje yönetimi konusunda engin tecrübeleri vardır. Sistem Analizi grubu önceden tahmin edilebileceği gibi iş süreçlerine yakın işletme yönergelerine aşina ve bunlara ait görevlerde yoğun olarak çalışmış alt düzey yönetim memur ve işçiler arasından oluşturulacaktır. Programcılar ise işletmede bir bilgi işlem departmanının varlığı söz konusu ise kolaylıkla temin edilebilirler.
Bilişim Sistemi projesi gerçekleştirmek için sadece işletme öz kaynaklarından yararlanılması zorunlu değildir. Bilişim Sistemi danışmanları da rahatlıkla bu gibi projelerde görevlendirilebilirler. Bunun dışında diğer Bilişim Sistemi kurulum süreçlerinin bir kısmı ya da tamamı da outsourcing yöntemi ile işletme dışı kaynaklara yaptırılabilir. Bu durumda yukarıdaki görevlendirmelerin yerini danışmanların üstleneceği çalışmalar alır. Bilgi sistemi danışmaları hiç şüphesiz sistemi ve süreçlerini yakından tanıyabilmek amacıyla ikili görüşmeler toplantılar ve çeşitli istişareler düzenleyeceklerdir.

Bütün bu yukarıda sayılan çalışmaların yapılmasının 3 farklı sebebi olabilir:
1. Mevcut Bilişim Sistemi kullanıcısı Bilişim Sisteminin iş gereklerini sağlayamadığını belirtebilir.
2. Yenilenen teknolojisi sürekli takip eden bilgi işlem departmanı işletmeyi yeni teknolojilerin varlığından haberdar edebilir.
3. Yönetim stratejik karar verme mekanizması için gerekli desteğin Bilişim Sistemince karşılanamadığından yakınabilir.
Bu 3 durumda da Bilişim Sistemi değişikliğine gidilmesi söz konusudur.

8.4. SİSTEM ANALİZİ

Sistem değişikliğinin sebebi ne olursa olsun bir sistem değişikliği yukarıda da belirtildiği gibi en basit anlamda bir organizasyon sorununun çözülme sürecidir. Bu süreci sistem geliştirme olarak tanımlarsak bu kavramın alt bileşenleri olarak karşımıza sistem analizi sistem tasarımı programlama test etme uyarlama uygulama ve bakım çalışmaları çıkar. Bu kavramlar sistem geliştirme sırasında sırayla birbirlerini takip edebilecekleri gibi bazen eş zamanlı bazen de tekrarlı olarak uygulanabilirler. Gereken bu çalışmaların her birinin organizasyon ile etkileşimli olarak çalışacağıdır. Etkileşim organizasyon üyelerinin bu çalışmalara aktif katılımı ile olabileceği gibi organizasyondan veri girişi veya organizasyona veri sunumu olarak da sağlanabilir. Sistem analizi geliştirme sürecinin ilk ve en önemli bölümüdür. Sorunun daha açık bir şekilde ortaya konabilmesi tanımlanabilmesi nedenlerinin belirlenmesi çözüm yaklaşımı alternatiflerinin sunulabilmesi için mevcut sistem incelenir sorunun giderilebilmesi için ihtiyaçlar üzerinde tartışılır. Süreç sonunda elde edilecek Bilişim Sisteminin istenilen özellikleri sağlaması için sistem analizi aşamasının aynı zamanda sistem geliştirenlerin iletişiminin kusursuza yakın olması gerekmektedir. Sistem analizi kurulacak Bilişim Sisteminin haritasını çıkaracaktır.
Mevcut sistem genel anlamda anlaşıldıktan sorunlar ve nedenleri tanımlandıktan sonra sistem detaylarına geçilebilir. Sistem detayları genelde raporlar belgeler iş emirleri sipariş emirleri yönergeler gibi fiziksel çıktılardır. Bu inceleme ile genel sistemin hangi oluklardan geçerek kullanıcıya ulaştığı anlaşılabilir.
Sistem analizi yaklaşımlarının değerlendirilmesi gerekmektedir. Bu amaçla tahmin edilebileceği gibi yaklaşımların olurluluğu tartışılmalıdır. Kabaca 3 ana bölümde inceleyebileceğimiz olurluluk safhasının
1. Teknik olurluluk tartışılması. Yazılım ve donanım hakkında sunulan yaklaşımların görüşüldüğü safhadır.
2. Ekonomik olurluluk. Çözüm yaklaşımlarının maliyetini tartışır
3. İşlevsel olurluluk. Sunulan yaklaşımların sistem ihtiyaçlarını karşılayıp karşılamadığı tartışılır.
Bu çalışmalar sonucunda:
• Çalışma yapılmayacak
• Mevcut sistem güncelleştirilecek
• Yeni sistem kurulacak
Sonuçlarından birinde karar kılınacaktır. Bir çalışma yapılacaksa sistemin bilgi ihtiyaçlarının belirlenmesi gerekecektir. Bilgi ihtiyaçlarının belirlenmesi sistemden istenilen çıktılara kaynak olacağından bir anlamda Bilişim Sisteminin görevlerini belirleyecektir.
Buna bir örnek olarak dosya deseni tasarımı gösterilebilir. Bilgi ihtiyaçlarını belirleyecek takımın kontrollü bir şeklide çoğunlukla mevcut bilgileri kullanarak çalışması gerekmektedir. Gereksiz bilgilerin bu safhada dahil edilmesi hiçbir anlam taşımayacağı bibi sonraki adımlarda sorun çıkarma olasılığı yüksektir. Gerekli bilgi ihtiyaçları belirlendikten sonra fizibilite sonucunda üzerinde görüş birliğine varılan çözüm yaklaşımının hayata geçirilmesi zamanı gelmiştir.
Sistem tasarımı sistem analizi sonuçlarına nasıl ulaşacağımızın ve bilgi ihtiyaçlarını nasıl kullanacağımızın cevaplarını arar. Kısaca;
Sistem analizi NE?
Sistem tasarımı NASIL?
Sorularına cevap arar.
Sistem tasarımının 3 ana sorumluluğu bulunmaktadır:
1. Sunulan yaklaşımlara teknolojik alternatifler getirmelidir. Yazılım ve donanım alternatifleri sunmalıdır.
2. Teknoloji yönetimi. Programlama test etme veri giriş ve çıkışları raporlama ve test etme gibi konulardan sorumludur.
3. Tasarımcılar geliştirilen sistemin yönetim ve organizasyon tarafından anlaşılmasından sorumludur.
Büyük ölçekli bir işletmede bir bilgi sistemin kurmanın ne kadar zor ve stresli olacağı bu sorumluluğun büyüklüğünden hissedilebilir. Bunlara ek olarak tasarım belirli özellikleri de sağlamak zorundadır:

Çıkış
• Zamanlama
• Raporlama
Giriş
• Kaynak
• Akış
• Veri girişi

Kullanım kolaylığı
• Basitlik
• Etkinlik
• Mantık
• Geri besleme
• Hatalar
Veri tabanı tasarımı
• Veri ilişkileri
• Veri hızı ve hacmi
• Dosya işlemleri ve desenleri
• Kayıt özellikleri
İşlem
• Hesaplamalar
• Program modülleri
• Gerekli raporlar
• Çıkış zamanlaması
El yönergeleri
• Hangi işlemler?
• Sorumlular
• Ne zaman?
• Nerede?



Kontroller
• Giriş kontrolleri
• İşlem kontrolleri
• Çıkış kontrolleri
• Akış kontrolleri
Güvenlik
• İlerleme kontrolleri
• Sistem çözmesi
Belgeleme
• İşlem belgeleri
• Sistem belgeleri
• Kullanıcı belgeleri
Uyarlama
• Transfer dosyaları
• Yeni yönergeler
• Test yöntemleri
Deneme
• Deneme yöntemleri
Organizasyon değişiklikleri
• Görev tanımları
• Görev değişiklikleri
• Organizasyon değişikliği

Raporlama ilişkileri yukarıda tasarım özelliklerini sağlamak amacıyla çeşitli tasarım alternatifleri sunabilir .Bu alternatifler işletmeye uygulanacak bilgi sistemine göre değişiklik gösterecektir. Bazı bilgi sistemleri işlevsel ağırlık alabileceği gibi bazı sistemler veri tabanı ağırlıklı olabilirler. Örnek verilecek olursa tasarlanacak sistemin on-line özelliğe sahip olması hız açısından büyük fayda sağlayabileceği gibi maliyet yönünden yüklü faturalar çıkarabilir. Kısaca sistem tasarımcıları ve sistem kurma çalışmalarının doğru ve hızlı ilerlemesi açısından kolaylık sağlayacaktır.
Uzun ve yorucu sistem analizi ve tasarımı adımlarından sonra sırada bütün bu konuşulanların ve sunulan çözüm yaklaşımlarının hayata geçirilmesi gelir. Bu adım da en az analiz ve tasarım safhaları kadar uzun ve gayret istemektedir. Programlama test etme deneme uyarlama uygulama ve bakım gibi detaylı bölümler sırada beklemektedir. Bu sırada eş zamanlı olarak kullanıcı eğitimlerine başlamak oldukça önemlidir. Programlama test etme ve deneme safhaları çoğunlukla eş zamanlı yapılır. Kısaca en ufak bir program parçacığının yazılımdan hemen sonra bu modülün testleri ve denemeleri yapılır. Böylece program dev boyutlara ulaşmadan en azından ufak tefek hatalar bu safhalarda bertaraf edilebilir. Burada yapılan testler birim test etmedir. Modül olarak nitelendirebileceğimiz program parçacıklarının test ve denemesi birim testi olarak nitelendirebiliriz. Bu adımları sistem testi ve kabul testi takip eder.
Bazı işletmeler gerçekleştirilen bilgi sistemine yaklaşırlar ki bu davranış oldukça doğru bir davranıştır çünkü yeni sisteme tamamıyla bel bağlamak olası bir sistem çökmesinde işletmenin iflasının söz konusu olmasına sebep olacaktır.
Bu gibi tehlikeleri önlemek için uyarlama yöntemlerine başvurulabilir:
• Paralel: Mevcut sistem olduğu gibi kalır ve aynı zamanda geliştirilen yeni sistem de çalıştırılır. Mevcut bilgi sistemi ve yani bilgi sistemi etkileşimli ya da tamamıyla ayrı bir şekilde çalışır. Belli bir süre sonra yani sistem işletmenin güvenini kazanacaktır.
• Pilot: Bu çalışmada işletmenin seçilen bir departmanında yeni sistem uygulanmaya başlayabilir eski sistem bu çalışmada da korunur fakat aktif değildir. Yani sistemin sorunları çözdüğü ve istenilen çıktıları verdiği görüldüğünde yeni enformasyon sistemi işletmede uygulanmaya başlar.
• Kademeli: En fazla kabul gören ve tavsiye edilen çalışma yöntemidir. İşletme departmanında sıra ile uzun vadede bir bir yeni bilgi sistemi kurulur ve uygulanır. Uygulamanın başarılı olması ile bilgi sistemi görevlilerinin sorumlulukları sona ermez. Yeni sistemin bakımı yine bu görevlilerin sorumluluğundadır.
• Ani Geçiş: Sistem bir işgünü veya hafta sonu ayrılarak tamamen yenisi ile değiştirilir.
Sistem Geliştirme Adımları
Sistem analizi
• Sorun tanımlama
• Çözüm yaklaşımları
• Bilgi yaklaşımları
Sistem tasarımı
• Tasarım özellikleri
• Teknoloji Yönetimi
Programlama
• Kodlama
Test etme
• Birim testi
• Sistem testi
• Kabul testi
Uyarlama
• Uyarlama planı
• Belgeleme
Uygulama ve bakım
• Sistemin çalıştırılması
• Güncelleştirme


8.5. BİLİŞİM SİSTEMİ -İŞ PLANI İLİŞKİSİ

İşletme organizasyon amaçlarına iş planına göre bir Bilişim Sistemi düzenlemek ister bu yüzden organizasyon amaçlarına ve iş planına paralel bir Bilişim Sistemi planı kurulmasına ihtiyaç duyulur. Bilişim Sistemi planı iş planının mantıksal süreçlerini uygulama planını mevcut durumun yönetim stratejisini kapsamalıdır. İyi bir Bilişim Sistemi planı için organizasyon amaçlarını gerçekleştirmek için hangi enformasyonlara ihtiyaç duyduğunu belirlemesi ve enformasyon ihtiyaçlarının Bilişim Sistemi planında da yer alması gerekmektedir. Genel bir Bilişim Sistemi planı aşağıdaki gibidir:

Plan Konuları
• Plan bileşenleri
• Mevcut durumdaki değişiklikler
• İşletmenin stratejik planı
• Yönetim stratejisi
Stratejik iş planı
• Mevcut durum
• Mevcut organizasyon
• Değişen çevre
• İş planın ana amaçları
Mevcut sistemler
• Mevcut destek sistemi
• Mevcut teknoloji
Sistem geliştirmesi
• Tanımlamalar
• Bilgi ihtiyaçları
• Teknoloji ihtiyaçları
Yönetim stratejisi
• Yönetim kontrolleri
• Organizasyon
• Personel stratejisi
Uygulama planı
• Detaylı uygulama planı
• Raporlama
Bütçe
• Sınırlamalar
• Finans desteği

8.6. SİSTEM KURMA YÖNTEMLERİ
8.6.1. Sistem Hayat Döngüsü
Sistem hayat döngüsü yöntemi Bilişim Sistemini canlı bir organizma olarak ele alır ve ona bir yaşam planı hazırlar. Bu plan genelde 1 ya da 2 yıl sürer. Planın ortaya koyduğu Bilişim Sisteminin kurulması da yaklaşık olarak 2 ya da 3 yıl sürer. Günümüzde paket programların ortama ömürleri 18 aydır ve bu süre her geçen gün kısalmaktadır. Hayat döngüsü yöntemi sistem geliştirme yöntemini anımsatsa da genelde daha yavaş işler ve her atılan adımdan önce atılması gereken adımların olduğu unutulmamalıdır. Sistem hayat döngüsü yönteminde ilk adım proje tanımıdır. Bu ilk adımda proje çalışmasına neden ihtiyaç duyulduğuna ve nelerin hangi sıra ile yapılacağı tartışılır. Bu adımı sistem çalışması izler. Mevcut sistemin işlevleri güçlü ve zayıf olduğu yanlar ve de sorunları araştırılır. Sorunlar çözüm yaklaşımları getirilir. Ardından tasarım programlama kurma ve uygulama gelmektedir.
Sistem hayat döngüsü yönteminin en büyük yararı Bilişim Sistemi projesini uzun zamana yaymak ve bu süreyi sistemi daha iyi kavramak için kullanmasıdır.

Adım Sonuç

Proje Tanımı Proje Öneri Raporu

Sistem Çalışması Sistem Öneri Raporu

Tasarım Tasarım Özellikleri

Program Program Kodu

Uygulama Sistem Performansı
Uygulama Sonrası Uygulama İncelenmesi

1. Yıl 2 .Yıl 3-8. Yıl
Şekil14: Sistem Hayat Döngüsü
8.6.2. Prototipleme
En basit anlamıyla Bilişim Sistemi çalışmasına belirli bir soruna yönelik program ile yola çıkmaktır. Sistem kademeli olarak geliştirilir. İşletme bazında düşünülecek olursa belli bir departman seçilir bu departmana özgü sorunu çözmeye yönelik Bilişim Sistemi oluşturulur. Bu sistem sadece organizasyon departmana hizmet vermektedir. Daha sonra ihtiyaç duyulduğunda diğer departmanlarda da benzer programlar oluşturulmaya başlanır bu program parçalarının bir araya getirilmesi ve ya ilk yazılan programın geliştirilmesi ile istenilen Bilişim Sistemine ulaşılabilir.















Prototiplemenin önde gelen yararı sorunları tek tek ele alma özelliğidir. Böylelikle aynı anda birden fazla soruna yönelik çözüm yaklaşımı sunma gerekliliği ortadan kalkar .Prototiplemenin yararları olduğu gibi getirdiği zorluklar da bulunmaktadır. En büyük zorluk ise program parçacıklarının entegre edilmesidir.

8.6.3. Paket Programlar
Paket programlar günümüzde oldukça yaygın olarak kullanılmaktadır. Bunun sebebi hiç şüphesiz ki program maliyetleridir. Paket programların oldukça kapsamlı ve maliyetlerinin düşük oluşu bu durumu desteklemektedir. Paket programların sürekli güncelleştirilmesi ve bu programların sürekli takibi kullanıcıya güçlükler yaşatmaktadır. Paket programlarla beraber işletmeye bir bilgi ve tecrübe birikimi de aktarılmaktadır. Paket programlara pek çok en iyi uygulamanın bir kesişimi olan bir modellin en başından beri dahil edilmiş olması şirketleri paket program kullanma yönünde motive eden en önemli sebeplerden birisidir.
Finansal ve operasyonel bilgi sistemleri için yerel ve uluslararası yazılım evlerinin hazırladıkları paket programlar bir takım genel kabul görmüş iş akışlarını ve çalışma prensiplerini içlerinde barındırmaktadırlar. Paket programların yerleştirilmesi sırasında standartlardan uzak dahili kontrol açısından sakıncalı iş akışları programın iş akışına uyarlanmaya çalışıldığında sorunlar ortaya çıkmaktadır. Bu sorunların incelenerek organizasyon ve süreç seviyesinde yapılan düzenlemelerle şirket uygulamasının paket programın iş akışına uygun hale getirilmesi çoğu zaman ilgili süreçlerin performans göstergelerini olumlu yönde etkilemektedir.
Örneğin talep aşamasından teslim işlemlerine kadar olan satın alma sürecini ele alalım. Sektörel en iyi uygulamalara göre tasarlanmış bir paket programın şirket ihtiyaçlarına göre uyarlanması durumunda daha hızlı tedarik daha düşük maliyetli ve dahili müşterileri memnun edecek daha doğru satın alma kısaca satın alma sürecini daha kaliteli bir şekilde gerçekleştirme sağlanmış olur.
Paket program seçerken dikkat edilmesi gereken hususlar:

İşlevler:
• Pakette bulunan işlevlerin kapsamı
• Standart işlevler
• İhtiyacı karşılamakta mı?
• Karşılanan ihtiyaçlar
• Karşılanan gelecek ihtiyaçlar

Esneklik:
• Kullanıma uygunluk
• Kullanım kolaylıkları
• Kullanıcıya göre kişiselleştirilebilirlik (customizing ability)

Kullanım Kolaylığı:
• Teknik desteksiz paket kullanılabilir mi?
• Anlaşılabilirlik
• En fazla kullanıcı sayısı

Donanım ve Yazılım kaynakları:
• İhtiyaç duyulan donanım
• Gerekli işletim sistemi
• Bağımsız çalışabilirlik
• Giriş ve çıkış yöntemleri
• Saklama ve yedekleme imkanları
• Hız
• Mevcut donanım ve yazılımla çalışabilmekte midir?


Veri tabanı özellikleri:
• Hangi tip veri tabanı/dosya yapıları kullanılabilir
• Bu yapı ihtiyacı karşılayabilmekte mi?
• Veri desenleri eklenebilirliği

Bakım
• Güncelleştirmeler söz konusu mu?
• Güncelleştirmeler kolay mı?
• Kaynak kodları verilmiş mi anlaşılabilir mi?
• Gerekli geliştirme/bakım araçları paketle beraber geliyor mu?

Belgeleme:
• Sunulabilen rapor çeşitleri
• Belgeleme ve dokümantasyon yeterli midir?

Maliyet:
• Benzer ürünlerle karşılaştırılmasında paket hesaplı mıdır?
• Yıllık bakım anlaşması ve lisans gibi hizmetler paketle verilmekte mi?
• Paket yerel olarak desteklenmekte midir?
• Paketi satan kuruluş sürekli midir¬¬?
• Satın alma kurma ve işletme maliyetleri

8.6.4. Danışmalık Hizmetleri
Bir diğer Bilişim Sistemi geliştirme yöntemi de Bilişim Sistemi danışmaları kullanmaktır. Danışman tüm Bilişim Sistemi safhalarından sorumludur. Ancak bazı durumlarda sadece destek amaçlı danışman kullanımı da söz konusudur.
Bilişim Sistemi danışmanının işletme kültürünü iş sistemini ne kadar zamanda ve hangi yoğunlukta kavrayacağı tahmin edilemeyeceğinden işletme bu durumdan rahatsız olabilir. Bunun temel nedeni işletmenin yeterli yetişmiş elemanı olmayışı ve ya kurulan sistemin işletme için önemsiz olması olarak düşünülebilir. .

єяtυη¢_58

BÖLÜM IX UYGULAMADA YBS

Yeni Bilişim Sisteminin başarılı bir şekilde işletmeye adaptasyonu Enformasyon Bilimi Sistemine ilişkin tüm faaliyetlerin sona erdiği anl..... gelmez. Yeni bir Enformasyon Sisteminin geliştirilmesine ilişkin olarak şu ana kadar sunulan aşamalar gelişmiş bir Enformasyon Sisteminin evrimsel gelişme süreci olabilmek için sadece böyle bir sistem geliştirmek değil fakat sürekliliğini sağlayarak bir düzeninde kurulmasına gereksinim vardır. Yeni yönetim gereksinimleri ve yeni teknoloji Enformasyon Bilimi konusunda yeni gelişmelerin temel nedenidir. Günümüzde evrimsel niteliğe sahip bu süreç sonu olmayan bir döngüdür.

Aşağıda bu süreci oluşturan işletmelerdeki temel Enformasyon Sistemleri ele alınacaktır.

9.1. FİNANS BÖLÜMÜ ENFORMASYON SİSTEMİ

Finans fonksiyonu tipik bir işletmedeki birçok fonksiyonlardan biridir. Bu fonksiyon çoğu kez önemli alt sistem olmakla birlikte diğer tüm alt sistemlerin faaliyetlerine destek olan merkezi bir öneme sahiptir. Tüm işletmelerde ve diğer bütün organizasyonlarda önceden belirlenen amaçları gerçekleştirmek için doğrudan veya dolaylı bir fon kullanımı söz konusudur. Bu anlamda ele alındığında para tüm işletme faaliyetlerinin gerçekleştirilmesinde hayati bir kaynaktır. Bu nedenle etkin ve verimli bir finansal sistem bir organizasyonun kısa ve uzun vadeli amaçlarını gerçekleştirmede en önemli kaynak araçtır.

Finans organizasyonel faaliyetlerin mümkün olan en düşük maliyetle gerçekleşmesinden sorumlu enformasyon sistemidir. Finans için stratejik planlama; en iyi finans sağlayacak uzun süreli strateji vergilerin etkisini azaltacak uzun dönemli vergi muhasebe politikası ve bütçeleme sistemleri için sistemlerin planlamasını içerir.

Finansal sistem işletme faaliyetlerinde parasal değerlerin akışı ve dönüştürülmesi ile ilgilidir. Muhasebe finansal nitelikteki işlem olaylarının para cinsinden ve anlamlı bir şekilde kaydedilmesi sınıflandırılması özetlenmesi ve bunların sonuçlarının yorumlanması sanatıdır. Muhasebe finansal işlerin sınıflandırılması standart finans raporlarını özetlenmesi ayrıca bütçenin hazırlanması ve maliyet verilerinin sınıflandırılıp analizinden oluşur. Bütçe ve maliyet verileri yönetim kontrol raporları için gerekli olan girdilerin muhasebe tarafından karşılanması demektir. Finans ve muhasebe ile ilgili işler kredi uygulamaları satışlar doküman toplama ödeme emirleri çekler stok transferleri büyük defterdir. Fonksiyonun üzerinde işlevsel kontrol yapma için; günlük hata raporları işlem gecikme kayıtları yapılaşmamış işlemlerin raporları gerekir. Muhasebe ve finans için yönetimsel kontrol seviyesi; bütçelenmiş finans kaynaklarının mevcut maliyeti ile hata oranları ile işlev muhasebesi veri maliyetlerini değerlendirir.

Finans ise parasal değerlerin akışına ilişkin faaliyetlerin planlaması ve organizasyonu ile ilgilidir. Görüldüğü üzere bu iki alan (muhasebe finans) arasında büyük bir arakesit mevcuttur. Muhasebe ve finans arasındaki bu ilişki nedeniyle bu iki sistemi birbirinden soyutlamak oldukça zordur.

Finans fonksiyonun temel amacı; işletme amaçları doğrultusunda işletme varlığını maksimize etmek üzere gerçekleştirilecek faaliyetlere fon sağlamak kullanmak ve kontrol etmektir.

Bazı önemli fonksiyonları kısaca tanımlamak bir finans sisteminin daha iyi anlaşılmasını sağlayacaktır.

9.1.1 Sermaye Bütçeleme

Sermaye bütçeleme konusu getirisi ve erken bir sonraki yıl gerçekleşecek olan ve şimdiden yapılması gereken yatırımlarla ilgilidir. Böyle bir yatırımın yapılabilmesi için çeşitli finansal ölçütlere göre değerlenen yatırımın getirisinin onun için katlanılan maliyetten büyük olması gerekir. Bu nedenle düşünülen yatırımın getirisine ilişkin yapılacak araştırmaların sağlam esaslara dayanması ve güvenilir olması gerekir. Güvenilirliğin sağlanması için yapılacak yatırımın gerek getirisinin ve gerekse maliyetinin belirlenmesi için mevcut ve elde edilebilecek tüm tarihi verilerin finansal analizlerde kullanılan ölçütlerin (Net bugünkü değer iç verim oranı karlılık indeksi vb.) ışığı altında değerlenmesi gerekir.

Finans yönetiminin en önemli görevlerinin biri de yapılmasına kara verilen tüm fon kullanımlarına ilişkin optimum finansal dengeyi bulacak bir yöntem izlemektir. Yönetime bu konuda en büyük yardımcı fonların nerelerden gelip nerelere harcandığını gösteren tarihi belgelerdir.

9.1.2. Fon Kaynakları

Nakit işleminin günlük faaliyetlerinin yerine getirilmesinde hayati öneme sahip en önemli öğedir. Bununla beraber nakit oldukça pahalı ve değerdir. Bu nedenle elde fazla bulundurarak böylesine kıymetli bir değeri boşa harcamamak gerekir. Bir finans yöneticisinin nakit akışına ilişkin (veya nakit yöneticisinin) iki ana amacı vardır. Bunlardan ilki yöneticinin işletmesini tüm parasal sorunlarını çözümleyebilecek güce sahip kalmasıdır. İkinci amaç ise yöneticinin işletmenin karlılığını artırmak amacı ile fazla nakdi kısa vadeli yatırımlarda tutması gereğidir. Ancak bu birbirine uyuşmayan amaçları gerçekleştirmek için işletmenin nakit dengesindeki değişikliklerden anında haberdar olmak gerekir. Bu ise iyi bir iletişim sayesinde gerçekleşebilir.

9.2. PERSONEL BÖLÜMÜ ENFORMASYON SİSTEMİ

Bir işletmede personel sistemi diğer sistemler gibi diğer sistemlerden bağımsız ele alınmaz. Ancak diğer sistemlerden farklı olarak bu sistem diğer bütün sistemlerin en önemli bileşeni olan insan öğesinin oluşturduğu bir sistemdir. Bir işletme yönetimi mevcut ve gelecekte ortaya çıkacak iş hacmini yerine getirecek insan gücüne sahip olmayı arzular.

Personel alt sistemi personelin ödenekleri kayıt tutulması eğitim ve kiralanmasını içerir. Başlıca işlemler ise iş başvuruları iş tarifleri eğitim özellikleri personelin verileri ödemeler dengesi çalışılan saat maaş çekleri ve yerleşim şeklindedir. Personel için işlevsel kontrol; kiralama eğitim yerleştirme ödeneklerin değiştirilmesi gibi işler için karar usullerini gerektirir.

Personel fonksiyonunun yönetim kontrolü; organizasyonda planlanan ile ulaşılan performans değerlerinin değişimini gösteren analiz ve raporlarca desteklenir. Performansı incelenen değer ise eğitim maliyetleri kiralık personel masrafları maaş ödenekleri maaş oranlarının dağıtımı vb. dir. Personel fonksiyonu için alternatif stratejiler geliştirme hedeflere ulaşmak üzere gerekli personelin elde tutulması gibi etkinliklerden oluşur. Stratejik enformasyon; yere ülkeye göre; eğitim maaş oranlarının analizini kapsar.

Bu sistemin temel girdileri yeni personel ve paradır. Yeni personel işletmede sürekli çalışmak üzere alınan personel olabileceği gibi belirli bir süre emeğinden yararlanılmak istenen kiralık personel olabilir.

Diğer girdi olan para personeli istenilen performansta çalıştırmanın en önemli öğedir. Eğer personelin yeterli bir performans göstermesi isteniyorsa onlara yeterli bir karşılığın önceden planlanan bir zaman aralığına göre ödenmesi gerekir. Doğrudan yapılan bu ödemeler yanında ödeme ve yardımlarında bu başlık altında ele alınması gerekir.

Bu sistemin en önemli unsuru eğitilmiş tecrübe kazandırılmış personelin oluşturduğu mevcut işgücü potansiyelidir. Her işletmede işletmeye yeni girenler yanında herhangi bir nedenle (tatminsizlik motivasyonu daha yüksek bir iş emeklilik vb.) ayrılanlarda olmaktadır. Bu nedenle işgücünün oluşturduğu topluluğun yapısı sürekli değişme içindedir.

Bu sistemin kontrol fonksiyonunu ise personel yöneticisi yerine getirmektedir. Yöneticinin temel enformasyon girdisi işletmenin içinde olduğu endüstrideki dalgalanmaya ve diğer nedenlere bağlı olarak işten ayrılması muhtemel personel tahminleridir. Bu enformasyon kaynakları bütünleştirilerek yeni gelecek personel eğitimi yerleştirilmesi ve adaptasyonu gibi faaliyetler planlanır.

Bir işletme içinde personel sisteminin yeterli bir bilişim sistemine sahip olması diğer tüm sistemlerinde görevlerini yeterince yerine getirmelerini sağlar.

9.3. STOK BÖLÜMÜ ENFORMASYON SİSTEMİ

Hemen hemen her türlü işletme için stok yönetimi temel niteliğe sahip bir fonksiyondur. Stok yönetiminin temel görevi gerekli hammadde ve diğer araç gerecin elde edileceği an ile ona gereksinim duyulan an arasında bir tampon olma fonksiyonudur. Bu yönüyle dikkate alındığında stok yönetiminin rolü daha önce değinilen nakit yönetimine oldukça benzemektedir. Zira nakit enformasyon sisteminin amacı elde edilen gelir ile onun için yapılması gereken harcamalar arasındaki gecikmelerin doğuracağı sakıncaları ortadan kaldırmak üzere işletmenin karlılığını maksimize edecek biçimde bir nakit politikası izlenmektedir.

Stok yönetimini de aynı şekilde tanımlamak mümkündür. Buna göre stok yönetimi üretim için satın alınan hammadde ve diğer gereçlerin gelişi ile üretimi ve satılmak üzere üretilen mamul ile satılmaları arasındaki dalgalanmaları ortadan kaldırır. Elde yeterli stok olduğu zaman gerek üretim gerekse dağılım faaliyetleri en etkin biçimde planlanarak icra edilebilir.

Şüphesiz stoklar malzeme yönetiminin en çok ilgilendiği konudur. Özellikle işletmenin uğraşı alanına bağlı olarak bir çok stok tipi vardır. Bir üretim işletmesinde şu tip malzemelerin stokları olabilir:

1) Hammadde Stokları: Üretim sürecinde şekli veya yapısı değişecek olan çeşitli madde ve malzemeler.
2) Yarı mamul ve mamuller: İşletmenin kendi üretiminde kullanılmak üzere diğer firmalardan alınan ürünler
3) İşletmedeki maddeler: Üretim sürecine girmiş fakat üretimi henüz tamamlanmamış hammadde ve yarı mamuller.
4) Üretimi tamamlanan ürünler: Müşteriye teslim edilmek üzere bekleyen ürünlere ilişkin stok
5) Üretime doğrudan girmeyen diğer maddeler: Üretim sürecinde kullanılan fakat son ürünün yapısı içinde yer almayan diğer madde ve teçhizat stoğu
6) Araç Gereçler: Üretim süreci sırasında kullanımı gereken ve gerekebilecek araç ve gereçlerin stoğu
7) Üretimi gerçekleştiren araç ve gereçlerin stoğu : Üretim faaliyetlerinin aksaksız yürümesi ve bu ürünlerin satılmasına ilişkin bir büro varsa bu büroya ilişkin araç gereç ve kırtasiye stoğu.

Yukarı sayılan tüm stok tipleri önemli olmakla beraber aşağıda daha çok tüm işletme fonksiyonlarını doğrudan etkilemesi bakımından önemli olan hammadde stokları işlemdeki maddeler ve üretimi tamamlanan ürünler üzerinde durulacaktır. Bir üretim işletmesinde bu stoklar üretim ve müşterilere dağıtım sürecini doğrudan etkiler. Stok sistemi işlem süreci; hammadde stoğu işlemdeki maddeler ve üretimi tamamlanan ürünler olmak üzere üç bölümde ele alınmaktadır.

Tüm işlem sürecindeki stoklar malzeme yöneticisine bağlıdır. sistemin çıktısı ise müşterilere gönderilen ürünlerdir. Bu sistemde kontrol fonksiyonu malzeme yöneticisi yerine getirmektedir. Yönetici çıkan ürünleri inceleyerek ona en uygun hammadde girişini düzeltici tedbirler alabilir. İyi tasarlanmış bir stok bilişim sistemi yöneticiye sistemin verimli etkin çalışıp çalışmadığı konusunda yeterli enformasyon vermelidir. Buna ilave olarak iyi bir stok bilişim sistemi yöneticiye sistemde ortaya çıkabilecek istisnai durumlar hakkında da bazı özel enformasyonlar verebilmelidir. Bu özellik sağlandığında stok sisteminin etkin ve verimli çalışması mümkün olacaktır.

9.4. ÜRETİM BÖLÜMÜ ENFORMASYON SİSTEMİ

Bir üretim işletmesinde üretim süreci hammadde ve/veya yarı mamulleri mamul hale dönüştüren süreç olarak tanımlanabilir. Üretim sürecinde sadece mal üretilmez. Genel olarak üretim sürecinin mal ürettiği düşünülebilir. Ancak günümüzde hizmet üreten işletmelere de birçok örnek bulmak mümkündür.

Üretim sisteminin temel amacı girdiyi en etkin biçimde işletmenin üretmeyi amaçladığı çıktıya dönüştürmektir.

Üretim yöneticisi üretime giren girdi yanında çeşitli politika ve kararlar aracılığı ile üretim sürecini de düzenleme fonksiyonuna sahiptir.

Bir organizasyondaki üretim fonksiyonunun sorumlulukları; ürün mühendisliği üretim yöntemlerinin planlaması işletimi ve şekillendirilmesi üretim personelinin istihdamı ve eğitimi kalite kontrol ve denetimidir. İşlevsel kontrol darboğaz durumlarında mevcut performans ile üretim durumları arasındaki ilgiyi ve standartlardan sapmaları tespit edici detaylı raporlara gereksinim duyar. Kullanılan emek ve her birinin maliyeti gibi sınıflandırmalar için ayrıca özet raporlar gerekebilir. Üretim için yapılan stratejik planlamada ise alternatif gibi yaklaşımlar önem kazanır.

Bununla beraber gerçekte üretim sistemleri yukarıdaki basit modele oranla oldukça karmaşıktır. Bir üretim süreci çeşitli faaliyetlerin bütünleşmesinden oluşur. Bu faaliyetlerin her birini ayrıca alt sistem olarak düşünmek mümkündür.

Günümüzde giderek artan rekabet etkin ve verimli bir üretim sürecinin önemini daha çok ortaya koymaktadır. Üretim işletmeleri başarılı olmak ve üretim sürecinin performansını artırmak için mümkün tüm olanakları kullanmak zorundadır. Üretim yöneticilerinin kendi bölümlerinin faaliyetlerini daha iyi anlamaları ve organizasyonlarında neler olduğunu daha iyi bilmeleri gerekir.

Bir üretim bilişim sisteminin oluşturulmasının temel amacı üretim faaliyetlerinin planlaması gerekli kaynakların organizasyonu faaliyetlerin yönetilmesi ve performansının kontrolü konusunda yöneticiye yardımcı olmaktır. Bunun ötesinde böyle bir bilişim sistemi üretim yöneticisinin üretim sürecine ilişkin çeşitli ilişkileri daha iyi anlamasını mümkün kılar.

İyi kurulan bir üretim bilişim sistemi üretim yöneticisinin tam doğru zamanında ve öz enformasyonlar elde etmesini sağlar. Bu enformasyonlar etkin bir şekilde kullanıldıkları taktirde yönetimsel karar verme sürecinin gelişmesine büyük ölçüde katkıda bulunurlar. Sonuçta özet olarak iyi kararın yeterli enformasyona dayandığı açıkça belirtmek mümkündür.

9.5. PAZARLAMA BÖLÜMÜ ENFORMASYONA SİSTEMİ

Pazarlama fonksiyonu işletmelerin nispi başarılarında hayati bir önemi sahiptir. Bir işletmede tüketicilerin istek ve gereksinimlerinin saptanması saptanan bu enformasyonların başta üretim bölüm olmak üzere diğer bölümlere aktarılması üretilen mal ve hizmetlerin yine bu istek ve gereksinimleri uygun olarak tüketicilere ulaştırılması ve tüketicilerin satın alma sonrası tutum ve davranışlarının belirlenmesi için yapılan eylemler pazarlama fonksiyonunun içeriğini oluşturur. Daha biçimsel bir tanıma göre “pazarlama mal ve hizmetlerin üreticiden tüketiciye akışı ile doğrudan ilgili eylemlerin yerine getirilmesidir. Bir başka ifade ile de pazarlama fonksiyonu işletme ile müşterilerinin birbiri ile olan ilişkilerini mümkün kılan dinamik bir sistemdir. Bu sistemin girdisi üretimi tamamlanan ürünler ve/veya hizmetlerdir. İşlem (veya dönüştürme) süreci müşterileri işletmenin ürettiği mal ve/veya hizmet hakkında bilinçlendirmeye ilişkin her türlü ortamdır. Bu sistemin çıktısı ise işletmenin mal ve hizmetine talep gösteren müşterilerin dileğini yerine getirmek onları tatmin etmek ve yenilerini bulmaktır.

Kontrol fonksiyonunu ise pazarlama bölümü yönetimi üstlenmiştir. Bu yönetimin temel görevi pazara ilişkin her türlü enformasyonu toplamak sunulan mal ve hizmeti piyasada tanıtmak ve yapılan araştırmalara dayalı olarak hazırlanan raporlara göre işletmenin hemen her türlü eylemini pazara uygun mal veya hizmet sunacak hale getirmeyi sağlamaktır.

Bu durum ise işletmenin gerek çevresi ile gerekse kendi içinde çok iyi bir iletişimi ağına sahip olması ile mümkündür. Özellikle bu alandaki iletişim yeterli olmadığı taktirde işletmenin bir süre sonra etkinliğini hatta varlığını yitireceği açıktır.

Pazarlama fonksiyonu genellikle servis ve organizasyonla ilgili tüm işlemleri içerir. İşlemler organizasyon emirleri şeklindedir. Pazarlama fonksiyonu için stratejik planlama stratejik planlama yeni pazar ve yeni pazar stratejilerini belirlemeyi kapsar. Stratejik planlama için enformasyon gereksinmeleri müşteri analizi rakip analizi tüketici görüş bilgisi gelir belirleme ileriye dönük teknolojik projeler önemlidir.

Pazarlama Enformasyon Sistemi : “Pazarlama kararları için gerekli enformasyonları düzenli ve sürekli bir biçimde toplamak muhafaza ve analiz etmek ve yaymak üzere geliştirilmiş bir prosedürler ve metotlar dizisidir.”

Pazarlama Enformasyon sistemi işlevleri :
• Yöneticilerin enformasyon ihtiyacını belirlemek
• İhtiyaç duyulan enformasyonu geliştirmek
• Enformasyon zamanında yöneticilere ulaştırmaktır.

Müşteri taleplerindeki değişikliği rakiplerinin yeni atılımlarını yeni dağıtım yöntemlerini öğrenebilmek için yönetim pazarlama enformasyon sistemini geliştirip korumalı ve pazarlama araştırmalarını mükemmel bir şekilde götürecek ustalığa sahip olmalıdır.

Pazarlama Enformasyon Geliştirme Alt Sistemleri :
• İşletme İçi Kayıtları Sistemi
• Pazarlama Haber Alma Sistemi
• Pazarlama Araştırma Alt Sistemleri
• Pazarlama Karar Analizi Sistemi

9.6. SATIN ALMA BÖLÜMÜ ENFORMASYON SİSTEMİ

İşletmenin sürekliliğini sağlamak amacıyla işletmenin yapısına bağlı olarak hizmet hammadde cihaz ve mamulün tedariki için onları satın almak gerekmektedir. Satın alma bölümünün bu fonksiyonu ifa ederken satın aldıklarının uygun miktarda zamanında ve fiyatta istenen kalitede ve doğru kaynaktan sağlanması konularına özen göstermesi gerekmektedir.

Küçük organizasyonda her bölüm kendi ihtiyaçları ile ilgili satın alma fonksiyonunu kendi yerine getirebilir. Ancak büyük organizasyonlarda bütün bölümlerin ihtiyaçlarını satın almak üzere tek bir bölümün sorumlu olmasının büyük yararları vardır.

Satın alma gereksinimi doğan bölüm tarafından satın alma talep formunun doldurularak satın alma bölümüne iletilmesiyle başlayan satın alma sürecinde hazırlanan ikinci belge sipariş mektubudur. Ancak bu mektubu yazmadan önce satın alma bölümü satın alınacak malların fiyatları özellikleri satın alma şartları elde edilebilme süreleri ve nakil şartları hakkında önceden enformasyon sahibi olmalıdır. Bu nedenle satın alma bölümünün sürekli olarak güncel enformasyonlara sahip olması gereği bu fonksiyona özel bir önem kazandırmaktadır.

9.7. ARAŞTIRMA VE GELİŞTİRME BÖLÜMÜ ENFORMASYON SİSTEMİ

İşletmenin dinamik piyasa şartları içinde yaşamını sürdürebilmesinin en büyük gereklerinden biri böyle bir bölümü kurmasıdır. Gerek Pazar araştırmaları sonucunda sağlanan Enformasyon ve gerekse günün ilerleyen teknolojik gelişmeleri dikkate alınarak yeni ürünleri geliştirmek bu bölümün görevidir.

Ancak yeni ürünün geliştirilmesi sırasında fonksiyonları daha sonra tanıtılacak olan mühendislik bölümü ile ortak çalışmalar yürütmek zorunluluğu vardır.

Araştırma ve Geliştirme bölümünün görevlerini iki başlık altında toplamak mümkündür.
A) Teorik araştırmalar
B) Uygulamaya yönelik araştırmalar

Araştırma Süreci :
• Problemin Belirlenmesi
• Araştırma Planının Geliştirilmesi
• Veri Toplama
a) Birincil Veriler
b) İkincil Veriler
• Verilerin Analizi
• Verilerin Sunulması

Araştırma İşletmeleri :
• Kupür Derleme İşletmeleri
• Geleneksel Pazarlama Araştırma İşletmeleri
• Uzmanlıkla Sınırlı Pazarlama Araştırma Kurumları

Araştırma Türleri:
• Reklam Araştırmaları
• İşletme ve Ekonomik Yaşam Araştırması
• Kurumsal Sorumluluk Araştırması
• Ürün Araştırması
• Satış ve Pazarlama Araştırılması

9.8. MÜHENDİSLİK BÖLÜMÜ ENFORMASYON SİSTEMİ

Bu bölüm araştırma ve geliştirme bölümü tarafından geliştirilen yeni ürün ile ilgili çeşitli araştırmalar yapar. Mühendislik bölümünün bu araştırmaları iki bölümden oluşur.

A) Mamul tasarımı ve diğer mühendisliği bölümü: Bu bölümde araştırma ve geliştirme bölümü tarafından geliştirilen yeni ürünün maliyeti ile ilgili araştırmalar gerçekleştirilir.

B) Fabrika mühendisliği veya sistem mühendisliği bölümü:Araştırma ve Geliştirme bölümü tarafından geliştirilen yeni ürünün en düşük maliyetle üretilmesi olanaklarını araştırmak veya edinilecek yeni teknoloji ile ilgili araştırmalar yapmak bu bölümün görevidir.

9.9. MUHASEBE BÖLÜMÜ ENFORMASYON SİSTEMİ

Muhasebe bölümü işletme ile ilgili tüm değer değişikliklerinin kaydını tutar. Muhasebe bölümünün faaliyetleri temel olarak değer değişikliklerinin kaydını tutmak sınıflamak özetlemek sonuçlar üretmektir.

Muhasebe bölümünün faaliyetleri genel olarak üç başlık altında incelenebilir.

9.9.1. Muhasebe Bölümünün Faturalama Görevi ve Veri İşleme Süreci

Muhasebenin önemli görevi olan faturalama müşterinin satın aldığı mal ile ilgili çeşitli verileri ihtiva eden bir belgenin hazırlanması sürecidir. Hem müşteriyi üzerindeki veriler yardımıyla bilgilendiren hem de işletmenin veri kayıt sisteminde önemli bir belge olan fatura genellikle şu bilgileri içerir:

- Müşteriye satılan her kalem malın miktarı ve fiyatı
- Her bir kalem mal için toplam tutar
- Tüm kısmi tutarların toplamı
- Taşıma maliyeti (ve varsa vergi)
- Fatura toplamı

Yukarıdaki bilgileri ihtiva edecek biçimde hazırlanan fatura herhangi bir biçimde müşteriye iletilir. Bu faturanın bir diğer kopyası ise kayıt amacıyla muhasebede saklanır.

9.9.2. Muhasebe Bölümünün Biriktirme Görevi ve Veri İşleme Süreci

Muhasebe bölümünün çok önemli diğer bir görevi biriktirme faaliyetidir. Biriktirme faaliyeti sürekliliği sağlamak amacıyla mal satılan veya hizmet kiralanan müşterilere hesapları ile ilgili durum tabloları gönderme ve ödeme karşılığında da makbuz gönderme faaliyetlerini içerir.

Bu faaliyetin temel dokümanı durum tablosu olup işletmenin yapısına ve iş hacmine bağlı belirli aralıklarla müşterilere gönderilir.

Biriktirme süreci ile ilgili bir diğer önemli doküman ise kasa makbuzlarıdır. Bu belge borçluların yaptığı ödemelerin muhasebe tarafından kaydedilmesini sağlar. Bu belgenin bir kopyası ilgili kaydın yapılması için muhasebe bölümüne gönderilirken bir kopyası da ödemeyi yapan müşteriye iletilir. Son kopya ise kasa bölümünün dosyalarında saklanır.

9.9.3. Muhasebe Bölümünün Harcama Görevi ve Veri İşleme Süreci

İki büyük harcama alanı vardır:
i) Bordro ile ilgili harcamaları: Bu harcamalar işletme personelinin sağladığı hizmet karşılığında ödenen tutarlardan oluşmaktadır. Bordro hazırlanması sırasında çeşitli rapor ve formlar söz konusu olmaktadır. Bir bordronun hazırlanması için üretim bölümünden elde edilen zaman kartları her bir personel için ödeme dönemi boyunca çalışılan toplam süreyi vermektedir. Bir bordro genellikle çalışanların listesinden çalışılan saatlerden saat ücretlerinden toplam brüt ücretlerden çeşitli kesintilerden ve net ücretlerden oluşur.

ii) Satın alınan Hammadde Teçhizat Diğer Mallar ve Hizmet ile İlgili Faturalar için Yapılan Ödemeler: Satın alınan hammadde teçhizat hizmet ve diğer mallarla ilgili olarak yapılan harcamaların gerçekleştirilmesi süreci; borç hesaplarının sipariş emirleri ve teslim alma belgelerinin yardımı ile kontrolünü de içerir.

9.10. TESLİM ALMA BÖLÜMÜ ENFORMASYON SİSTEMİ

Bu departmanın temel görevleri teslim alma boşaltma ve paketleri açma olarak özetlenebilir. Teslim alınan bu malların satış şartnamelerindeki şartlarına uygunluğunun kontrolü yine bu bölüm tarafından gerçekleştirilir. Kontrolün tamamlanmasından sonra bu bölüm tarafından teslim alma raporu hazırlanır. Bölümün temel dokümanı olan bu belge hangi malın kimden alındığının kayıtlarını taşımaktadır.

Bu raporun kopyaları aşağıdaki bölümlerin hepsine veya bir kısmına dağıtılır.
1- Teslim alma bölümünün dosyasına
2- Kontrol edilmek üzere satın alma bölümüne
3- Muhasebe bölümüne
4- Stok bölümüne ve talebin kaynaklandığı bölüme
5- Şayet teslim alma bölümünden farklı bir bölüm ise muayene ve kontrol bölümüne
6- Şayet alınanlar üretim girdisi ise üretim bölümüne

Teslim alınan malların kontrolü yapılıp raporlar hazırlandıktan sonra bu mallar depoya ve onu talep eden bölüme teslim edilir. Bu malı teslim alan bölüm malın ilişiğinde gelen belgeyi imzalayarak teslim alma sürecini tamamlar.

9.11. DAĞITIM BÖLÜMÜ ENFORMASYON SİSTEMİ

Bu bölümün görevi pazarlama ve satış bölümünün gönderdiği gönderme emrindeki (shipping order) koşullara göre göndermekle yükümlü olduğu mamulü paketleyip etiketleyip ilgili tüketiciye göndermektir. Tüketicisine istenen koşullarda gönderilen mamul ile ilgili olarak hazırlanan gönderme pusulası bu bölümün temel dokümanıdır. Hazırlanan bu belgenin bir kopyası gönderilen mamul ile birlikte alıcıya gönderilirken diğer kopyası da bu bölümün dosyalarında saklanır.

9.12. ANA PLANLAMA BÖLÜMÜ ENFORMASYON SİSTEMİ

Tepe yönetimiyle doğrudan ilişkili olan bu bölümün amacı kısa orta ve uzun vadeli projelerde işgücü hammadde makine (ve diğer fabrika içi olanaklar) para ve yönetim faktörlerini bulmak ve işletmenin amaçlarına göre planlamaktadır.

Neyin nasıl ve ne zaman yapılacağına karar vermek zorunda olan bu bölümün faaliyetlerini üç başlık altında incelemek mümkündür.

A) Uzun vadeli planlama
B) Orta vadeli planlama
C) Kısa vadeli planlama (Esnek bütçeler)

Ana planlama bölümü fonksiyonunu yerine getirirken işletmenin bütün bölümleri ile enformasyon alış verişi yapar.

9.13. STRATEJİK PLANLAMA ENFORMASYON SİSTEMİ

Stratejik planlamanın amacı organizasyonun hedeflerine ulaşabilmesi için gerekli stratejileri geliştirmektir. Stratejik planlama için gerekli zaman çok geniştir ve bu süre içinde organizasyonda temel değişimler yapılabilir. Yönetim kontrol faaliyetleri belli bir periyotta oluşmakta iken bu stratejik planlama için söz konusu değildir. Her ne kadar bazı stratejik planlamalar yıllık planlama ve bütçe içinde şekillenirlerse de genelde düzensiz bir yapıdadırlar. Stratejik planlama için gerekli olan veri; kaynakların değişiminden özetlenmiş veya işlenmiş veridir. Bununla birlikte dış kaynaklı enformasyona da ihtiyaç vardır.

Stratejik planlama için gerekli enformasyon tipleri veri gereksiniminin yapısını da verir. Bunlar;
- Ekonomik olarak şirketlerin mevcut ve muhtemel faaliyetlere bakış
- Mevcut ve gelecek politik çevre
- Şirketin ülkedeki Pazar ve mevcut kapasite ve yetenekleri
- Tüm ülkeler için endüstri araştırması.
- Rakiplerin Pazar pay ve yetenekleri.
- Mevcut ve beklenen gelişmeler paralel risk olasılıkları.
- Alternatif stratejiler.
- Alternatif stratejiler için kaynak tahsisi

Veri tabanı için gerekli verileri toplamak düzgün temellere dayanmadığı için stratejik planlama faaliyetleri için bir yönetim enformasyon sistemine sahip olmak pratikte zor ve pahalı bir girişimdir. Yönetim enformasyon sisteminin stratejik planlamaya desteği; yönetim kontrol ve işlevsel kontrole olduğundan az olmakla beraber sistem bir enformasyon kaynağı olarak stratejik planlamanın uygulanmasına katkıda bulunur. eldeki verilere dayalı olarak mevcut yeteneklerin derhal geliştirilmesi stratejik planlama için önemlidir. Aynı şekilde geleceğe yönelik imkanların analizi geçmiş verilere bağlı olarak yapılır. Temel Pazar verileri ve rakiplerin genel durumları veri tabanında kayıtlı tutulurken planlama ve karar modelleri kullanılarak stratejik planlamada kullanılırlar.

єяtυη¢_58

X. SONUÇ

Modern kuruluşlardaki herhangi bir yönetici yeni teknolojilerle aradığı stratejik bilgilere istediği zaman hızla ulaşılabilmekte ve onları verimli bir şekilde kullanabilmektedir. Aradığı bilgiyi en hızlı ve doğru şekilde bulan kurum yöneticilerinin başarılı olacağı muhakkaktır. Bunun için de arşiv kullanmak yerine bilgiyi sayısal olarak okuyan depolayan ve istenildiğinde bilgisayar ekranında gösteren yeni teknolojilerden faydalanılması gerekir.

Gelişmiş ülkelerdeki modern kuruluşlarda idari mekanizmanın iyi işlemesine yardımcı olan YBS olmadan başka kuruluşlarla rekabet edilemeyeceği bilinmektedir. Modern yönetim anlayışının ülkemizde yaygınlaşmaması ve yöneticilerin statükocu yapılarından kurtulup yeniliklere açık olamayışlarından ülkemizde hem kamu hem de özel kuruluşlarda etkili bir YBS kurulamamaktadır.

YBS karmaşık bir yapıya sahiptir. Bu yüzden onun kurulmasına rehberlik edecek bir geliştirme planına ihtiyaç vardır. Bu amaçla kurumlarda bulunması arzu edilen YBS 'nin öncelikle kurma ve geliştirme planlarının hazırlanması gereklidir. Hazırlanan plan YBS'nin neleri ihtiva edeceğini ve onun nasıl geliştirileceğini tanımlamalıdır.

Ülkemizde bilgilerin ortak ya da paylaşımlı kullanımı için gerekli altyapı mevcuttur ancak kurumlardaki idari sistemin gelişmelere açık olmayışı yüzünden kurumlar arası bilgi alış-verişi yaygınlaşmamıştır. Kamu kuruluşlarındaki üst yönetim benzer konularda ve birbirini tamamlayıcı faaliyetlerde bulunmalarına rağmen kurumlar arası bilgilerinin ortak kullanımına hazır olmadıkları söylenebilir. Çünkü kamu kesiminde bilgilerin ortak kullanım için yatırım işletme ve personel konularında uygun kanuni şartlar mevcut değildir. AGİK ve AKKA anlaşmaları çerçevesinde ülkemizin güvenlikle ilgili bilgilerinin anlaşmaya dahil olan ülkelere; ekonomik göstergelerin ise OECD ve Dünya Bankası gibi kuruluşlara resmen verildiği bir dönemde kamu kurumları arasında bilgilerin ortak kullanılamaması gizlilik ilkesiyle açıklanamaz.

Bilgisayarlar işletmelerde ve kamu kuruluşlarında bilgi hazırlama ve karar verme işlemlerini önemli ölçüde etkilemektedir. Bu yüzden ülkemizin daha hızlı gelişmesine yönelik sağlıklı kalkınma planlarının hazırlanmasında bilgisayar temelli YBS'nin kullanılması büyük kolaylıklar getirecektir.


Bugünlerde hep bilgi teknolojilerinin üretime hizmetlere ticarete kuruluşlara uygarlığa ve sosyal alana yaptığı etkilerinin önemi tartışılmaktadır. İnsanlık tarihindeki en büyük değişiklikler içinde bulunduğumuz çağda olmuştur. Fakat bu değişiklikler şiddete dayalı olmadığı ve can kaybına sebebiyet vermediği için pek dikkate alınmamaktadır. Halbuki gündeme gelen yenilikler ve değişiklikler hayal gücümüzü bile zorlamaktadır. Nasıl ki bugünkü teknoloji ile cismin bir yerden başka bir yere elektromanyetik dalgalarla nakledilmesi mümkün değil ve bunun yapılabileceğini söylemek hayalperestlik oluyorsa; bugün şahidi olduğumuz görüntünün ve sesin elektromanyetik ortamda atmosferde ve boşlukta bir yerden başka bir yere iletilmesi gibi olayların 100-150 yıl önce düşünülmesinin bile saçma kabul edildiği söylenebilir. Gelişme değişim ve dönüşüm o kadar hızlı olmaktadır ki evimizde oturduğumuz yerden dünyanın herhangi bir yerinde olup bitenlerin görüntü ve ses sinyallerini uydu iletişim sistemleri vasıtasıyla takip edebilmekteyiz.

Bilgi artık kimsenin kontrolünde değildir. Uluslararası bir nitelik kazanmıştır. Para gibi bilginin de anayurdu yoktur. Dünyadaki değişime uyum sağlanabildiği ölçüde uygar dünyada yer alabileceğimizi dikkate almalıyız. Gelişmek için değişimin şart olduğu inancıyla; kişi olarak toplum olarak mevcut inanç ve kültürümüzün temel prensiplerinden sapmamak kaydıyla Dünyadaki değişim ve dönüşümlere uyumu sağlayacak bir anlayış değişikliğine girmeliyiz. Yeni ve daha iyi olanı elde etmek için eskiyi yıpranmışı modası geçmişi verimi olmayanı terk etmek; bunun yanı sıra geçmişin hatalarından başarısızlıklarından ve yanılgılarından kurtulmak zorundayız.

Sanayileşmiş batı ülkelerinin seviyesine çıkmak onların bıraktıkları ya da bırakmaya hazırlandıkları teknolojileri kazanmaya ve sahip olmaya çalışmakla mümkün olmaz. Sanayi toplumu olmak yönünde gayret etmek yerine bilgi toplumu olmak için gerekli yatırımları yapmak gelişmiş ülkelerin seviyesine çıkmanın en kısa ve karlı yoludur. Vazgeçilemeyecek derecede pahalı sanayi altyapı yatırımlarımız olmadığından ülkemiz açısından bilgi toplumu olmak sanayileşmiş ülkelerin bilgi toplumu olmasından çok daha kolaydır. Üstelik bugünkü gelişmiş ülkeler seviyesinde sanayileşmek için gerekli teknolojik birikim ve altyapımız yetersizdir ve teknolojinin dışardan alınması gerekmektedir. Teknoloji dışardan alınırken teknolojiyi üreten ülkelerin onu vermelerindeki isteksizlikleri sebebiyle sanayileşmekte gecikilmektedir. Mesela ülkemizde uydu haberleşme sistemi 19 yıl gecikme ile 1979'da Fiberoptik haberleşme donanımı beş yıl gecikmeyle 1985'de uygulanmaya başlanmıştır. Buradan yeni teknolojiyi alma konusunda arayı gittikçe kapattığımız anlaşılmamalıdır. Teknolojideki değişme ve yenilikler çok hızlı olması sebebiyle gelişmiş ülkeler kullandıkları bir teknolojinin yerini yeni bir teknoloji ile ikame edebildikleri ölçüde eski teknolojileri diğer ülkelere vermektedirler. Ancak teknolojiyi verirken o teknolojiyi oluşturan bilgi saklanmaktadır. Bize bilimsiz teknoloji satanların kötü niyetli oldukları sezilmelidir.

Bilgi toplumunun karakteristik özelliği bilgi sektörüdür. Bilgi sektörünün hammaddesi ise bilgidir. Bilgiyi üreten beyin gücü potansiyeli ülkemizde yeterince mevcuttur. Devlet bilgi toplumuna geçiş için gerekli yapısal kurumsal ve kanuni düzenlemeleri yaparak özel müteşebbisin yapmakta zorlanacağı altyapı yatırımlarını tamamlarsa ülkemizin çok kısa bir zamanda gelişmiş ülkelerin seviyesine çıkmaması için bir sebep yoktur. Çağın en büyük altyapı yatırımı olarak tanımlanan bütün Amarika'yı birbirine bağlayacak fiber-optik haberleşme ağının (Information Highway) kurulmakta olduğu bir dönemde bilinen gerçeklere karşı ilgisiz kalmak geleceğimizi ipotek altına almaktır. (Bu satırların yazıldığı günlerde TV haberlerinden elde edilen bilgilere göre Türkiye’nin de dahil olduğu ve para yatırdığı bir proje ile Karadeniz’e döşenen fiberoptik kablolarla inşa edilecek olan enformasyon yolu projesi 2002 yılında bitirilmiş olacaktır. Bu yolla saniyede 40 milyon telefon görüşmesine imkan veren bir bilgi ağı tesis edilmiş olacaktır.)

Devlet ülkemizin bilgi toplumuna geçişi için gerekli zemini ve altyapıyı hazırlama vazifesini üstlenmelidir. Enformasyon toplumuna geçiş için kalıplaşmış yapılar bırakılarak bir yenilenme stratejisi süratle uygulanmaya konulmalıdır. Bireyin önem kazandığı bilgi toplumunda girişimcilik serbest piyasa ekonomisi şartları içinde özel müteşebbise bırakılmalıdır. Dünyanın her tarafında olduğu gibi ülkemizde de sanayi toplumunun yapısına göre geliştirilmiş ağır işleyen merkezi bürokrasili düzenlemeci ve kuralcı zihniyetli hiyerarşik kumanda zincirli hükümetler daha fazla işleyemez. Zamanında çok önemli işler yapan bu idare sistemi dünya değişmeye başladığı zaman onunla birlikte değişmekte başarılı olamamıştır. Bugünkü bürokratik sistem 1990'ların hızlı değişen bilgi yoğun toplum ve ekonomisinde etkili fonksiyon gösterememektedir. Bu bürokratik sistem süpersonik jetlerin çağında büyük hantal zorlukla manevra yapabilen lüks okyanus gemileri gibidir".

Kurumlar (özellikle kamu kuruluşları) yapılarını ve misyonlarını günün şartlarına göre değiştirmeleri gerekmektedir. Eğer bunu yapamazlarsa tıpkı gerekli gıdayı alıp sonunda dışarı atamayan bir organizmanın zehirlenme sonucu hayatını yitireceği gibi kurumlar da fonksiyonunu yitirmiş olacaklardır. Kurumlar bünyelerindeki aksaklıkları düzeltmek ve hastalıkları tedavi etmek için zaman harcamanın yanında ileriyi öngörücü ve aksaklıkları önleyici tedbirleri de almalıdırlar.

Kurumların ileriyi görerek bugünün kaynaklarını gelecekte olabilecek durumlara göre yönlendirebilmeleri için "Stratejik Planlama" yapmaları kaçınılmaz hale gelmektedir. Stratejik Planlama yapabilmek için ihtiyaç duyulan bilgilerin temin edilmesinde ve etkili verimli bir yönetim sisteminin uygulanmasında faydalanılacak YBS'nin kurulması modern bir kurum olmanın vazgeçilmez şartıdır.

Kurumların bünyelerinde YBS kurulmasının yanında ülkenin geleceğini ilgilendiren stratejik kararların alınmasına yardımcı olacak ülke genelinde geniş kapsamlı bir "Stratejik Bilgi Sistemi" kurulmalıdır. Böyle bir sistem hem ülkemizi bilgi çağına hazırlayan her türlü faaliyeti yönlendirecek hem de kamu ve özel kesime danışmanlık görevi yapacaktır. Bu sistemin kurulup geliştirilmesi ülkenin geleceğini organize edebilecek ve gelişmeleri koordine edebilecek bir kurum tarafından yürütülmelidir. Bu kurum ülkedeki her kurum ve kuruluşun desteğini alan mali ve idari sorumluluğu destek veren kuruluşlarca paylaşılan bir yapıya sahip olmalıdır.

Günümüzün şartlarına göre kamu idaresinde gerekli reformlar yapılarak devlet hizmetlerinin bir bütünlük içinde sunulmalıdır. Bunun için kapsamlı bir Hükümet Bilgi Sistemi kurularak verilecek hizmetlerle vatandaşın devlete karşı olan güveni sağlanmalıdır.

Bilgi toplumu olma yolunda yürütülen çalışmaların ve politikaların parça parça uygulanmaya konulması yerine; çok yönlü tutarlı ve sürekli bir şekilde uygulanması gereklidir. Bilgi toplumuna geçiş için kalıplaşmış yapılar bırakılarak çok yönlü bir "yenilenme stratejisi" süratle uygulanmaya konulmalıdır. Aksi takdirde değişim ve dönüşümün çok hızlı olduğu günümüzde boş yere zaman ve kaynak israfı yapılmış olur. İsim vermeye talip olduğumuz gelecek çağa bilgi toplumu olarak girmek için ne kaybedecek zamanımız ne de boşa harcayacak kaynağımız vardır.

poju

emeğinize sağlık cok teşekkürler...